Seringkali ada sedikit variasi antara persyaratan pesanan pembelian di banyak industri yang berbeda. Istilahnya biasanya sama, tetapi sering kali disesuaikan dengan industri dan antar pihak. Istilah kunci sering dimulai dengan harga, syarat pembayaran, dan pengiriman. Selanjutnya, barang dan jasa, pengemasan, dan inspeksi ditangani. Akhirnya, penundaan yang dapat dimaafkan, risiko kerugian, dan jaminan adalah beberapa persyaratan pesanan pembelian standar yang ditemukan dalam klausa perjanjian yang tersisa. Pembeli dan penjual menandatangani pesanan pembelian, yang mengkodifikasi persyaratan dan membentuk dasar kontrak.
Syarat dan ketentuan pesanan pembelian sering kali menyatakan harga dan syarat pembayaran di awal dokumen. Beberapa istilah yang berhubungan dengan penetapan harga akan menyatakan mata uang pembayaran yang dapat diharapkan penjual. Ini juga dapat mengarahkan penjual untuk mengirimkan faktur untuk menerima pembayaran, seringkali dalam waktu 30 hari setelah pengiriman. Persyaratan pengiriman harus mencakup tempat pengiriman dan tanggal atau jumlah hari barang dan jasa harus dikirimkan setelah penjual menandatangani pesanan pembelian.
Untuk menghindari kebingungan dan untuk secara jelas mendefinisikan harapan, barang dan jasa sering menjadi salah satu persyaratan pesanan pembelian standar. Ini adalah deskripsi dasar dari barang berwujud atau pekerjaan yang penjual setuju untuk menyerahkannya. Persyaratan kemasan sering disertakan untuk menjamin bahwa barang tidak akan rusak dalam perjalanan. Inspeksi adalah cara pembeli dapat memastikan bahwa barang tidak rusak, dan pembeli biasanya dapat menerima atau menolak pengiriman barang dalam jangka waktu yang wajar.
Masalah utama yang berkaitan dengan syarat dan ketentuan pesanan pembelian berkaitan dengan risiko kerugian. Penjual atau pembeli harus bertanggung jawab secara finansial atas kerusakan atau cacat barang dan jasa sampai pengiriman, dan seringkali penjual menanggung risiko kerugian. Beberapa keadaan berada di luar kendali kedua belah pihak, seperti bencana alam, yang sering menunda pengiriman barang atau jasa. Di bawah jangka waktu penundaan yang dapat dimaafkan, pembeli memiliki hak untuk mengakhiri perjanjian atau memperpanjang tanggal pengiriman. Penjual sering kali harus menandatangani jaminan sebagai bagian dari persyaratan pesanan pembelian, yang menyatakan kepemilikan barang dan jasa yang dikirimkan, dan bahwa barang dan jasa tersebut bebas dari cacat dan layak untuk digunakan.
Ketentuan penghentian pesanan pembelian biasanya akan menguntungkan pembeli. Misalnya, syarat pesanan pembelian dapat memberikan hak kepada pembeli untuk membatalkan pesanan sebelum pengiriman atau pengiriman. Penting untuk meninjau semua persyaratan pesanan pembelian dengan hati-hati, karena mereka mungkin hanya menyukai salah satu pihak sampai persyaratan yang lebih adil dinegosiasikan.