Ketika sebuah perusahaan membeli barang atau jasa, biasanya dilakukan melalui pesanan pembelian. Karena pesanan pembelian adalah perjanjian yang sah antara pembeli dan penjual, penting bahwa ketentuan pesanan ditetapkan dengan jelas dan tepat untuk mencegah ketidaksepakatan antara kedua belah pihak. Kondisi pesanan pembelian umum termasuk biaya, deskripsi bahan, tanggal yang diharapkan, dan kewajiban pengiriman.
Salah satu syarat pesanan pembelian yang paling penting adalah harga pokok barang, yang menunjukkan seberapa banyak pembeli bersedia membayar untuk barang atau jasa tersebut. Jika penerima pesanan pembelian tidak dapat atau tidak akan mencocokkan biaya pada pesanan pembelian, ia harus menunjukkannya kepada pembeli. Jika penjual melanjutkan pesanan, dia berkewajiban untuk menjual produk kepada pembeli dengan harga yang tertera pada pesanan pembelian.
Pesanan pembelian yang baik memiliki deskripsi bahan yang tidak meninggalkan unsur keraguan. Penerbit pesanan pembelian harus sespesifik mungkin untuk menghindari kebingungan di kemudian hari. Barang atau jasa yang diharapkan harus dijelaskan dengan sedetail mungkin dalam isi pesanan pembelian.
Waktu penyelesaian adalah salah satu syarat pesanan pembelian. Pabrikan besar, atau bahkan pabrikan kecil dengan persediaan tepat waktu, seringkali membutuhkan waktu tunggu yang lama untuk memproses pesanan. Jika penjual tidak dapat memenuhi tenggat waktu yang ditentukan, dia harus menunjukkannya kepada pembeli dan tidak menerima pesanan kecuali tenggat waktu tersebut dapat dinegosiasikan.
Freight On Board (FOB) adalah kondisi pesanan pembelian yang populer. Ini menunjukkan siapa yang bertanggung jawab atas biaya pengiriman, dan dari lokasi mana. Jika pembeli di New York City membeli satu truk penuh permadani dari San Francisco, istilahnya mungkin “FOB New York City” yang berarti bahwa penjual harus membayar ongkos angkut untuk sampai ke New York City. Jika persyaratannya adalah “FOB San Francisco”, ini berarti pembeli bertanggung jawab atas biaya transit. Ketentuan pengiriman sangat rumit ketika berhadapan dengan pengiriman internasional, dan pembeli dan penjual harus jelas tentang siapa yang membayar bea masuk dan pajak serta untuk transit barang yang sebenarnya.
Syarat pembayaran standar di AS adalah “Net 30”, yang berarti bahwa faktur harus dibayar dalam waktu 30 hari. Istilah standar lainnya adalah “Bersih 15,” “Bersih 60,” “Bersih 90” atau “Telah Diterima”. Jika pesanan pembelian dibayar dengan kartu kredit, biasanya tidak ada persyaratan pembayaran yang harus ditentukan, tetapi harus ada klarifikasi tentang kapan kartu kredit diproses untuk pesanan.
Kondisi pesanan pembelian sebagian besar waktu dapat dinegosiasikan. Dengan sedikit memberi dan menerima bagian dari pembeli dan penjual, persyaratan pesanan dapat dimodifikasi untuk menenangkan salah satu pihak. Beberapa ketentuan pesanan pembelian tidak dapat dinegosiasikan, dan pembeli atau penjual harus menunjukkannya pada awal negosiasi.