Juga dikenal sebagai dokumen koleksi, kertas koleksi adalah semua jenis hard copy atau dokumentasi elektronik yang terhubung dengan jenis transaksi keuangan tertentu. Biasanya, isi makalah berkaitan dengan manfaat dari beberapa jenis yang dianggap sebagai bukti transfer kepemilikan barang dan jasa, atau berfungsi sebagai dasar pembayaran tender untuk produk tersebut. Mungkin ada berbagai jenis kertas koleksi yang digunakan, dengan beberapa yang lebih umum, faktur, waybill, dan sertifikat asuransi.
Salah satu contoh kertas koleksi yang paling mudah dikenali adalah faktur. Jenis dokumen ini disiapkan sebagai sarana untuk mengidentifikasi rincian dasar yang terkait dengan transaksi keuangan, seperti pembelian barang atau jasa. Meskipun jumlah detail yang disertakan akan bervariasi, jenis kertas koleksi ini biasanya menyertakan nama dan informasi kontak untuk pembeli dan penjual, deskripsi barang yang dibeli, dan jumlah yang harus dibayar penjual untuk pembelian.
Berbagai jenis waybill juga merupakan contoh umum dari kertas koleksi. Ini termasuk bill of lading yang sering disiapkan untuk menemani barang saat dalam pengangkutan antara pembeli dan penjual. Dalam aplikasi serupa, tagihan saluran udara juga disiapkan untuk pengiriman yang mungkin melibatkan transportasi dengan pesawat serta dengan kereta api dan strategi over the road lainnya. Seperti faktur, waybill atau bill of lading akan menyertakan data penting untuk memastikan barang dalam perjalanan diidentifikasi dengan benar, dan tujuan barang ditunjukkan dengan jelas.
Sertifikat asuransi juga merupakan jenis kertas koleksi. Dengan dokumen ini, fokusnya sering kali pada penyediaan bukti bahwa beberapa jenis rencana asuransi mencakup aset tertentu. Bukti asuransi sering kali diperlukan dalam situasi pelayaran domestik dan internasional, dan membantu memastikan bahwa jika terjadi peristiwa bencana, kepentingan pembeli dan penjual terlindungi.
Kertas koleksi dalam bentuk apa pun akan berisi data yang relevan dengan tujuan dokumen yang dinyatakan. Seringkali, cakupan konten yang sebenarnya akan bergantung pada peraturan perdagangan pemerintah yang berlaku untuk jenis kertas tertentu yang sedang disiapkan. Saat menyusun koleksi kertas, ada baiknya untuk memastikan bahwa dokumen tersebut sesuai dengan peraturan perdagangan saat ini, karena kesalahan atau kelalaian dapat menunda penyelesaian transaksi yang berhasil.