Banyak dokumen penting yang perlu disimpan untuk waktu yang lama. Produk kertas konvensional akan perlahan terdegradasi, berkat tingginya tingkat asam yang biasanya ada di kertas. Kertas arsip dibuat sedikit basa atau dengan pH netral agar tidak menguning dan rapuh dimakan usia. Sebagian besar perusahaan kertas menawarkan kertas semacam itu untuk arsiparis, pemerintah, perpustakaan, dan seniman. Namun, penting untuk diingat bahwa jenis kertas ini hanya berguna dalam kondisi yang tepat.
Dua faktor utama berkontribusi pada degradasi kertas konvensional. Yang pertama adalah lignin, komponen dinding sel pada tumbuhan. Lignin akan menguning karena terkena panas sehingga menyebabkan kertas menguning. Asam membuat kertas lebih rapuh, tipis, dan rapuh. Surat kabar mungkin memberikan contoh terbaik dari antitesis kertas arsip, karena dibuat semurah mungkin, karena kebanyakan orang mendaur ulangnya setelah satu kali membaca. Surat kabar dengan cepat menjadi kuning dan rapuh, suatu sifat yang tidak diinginkan dalam dokumen penting.
Secara historis, dokumen penting telah dicetak di atas vellum, bahan yang terbuat dari kulit anak sapi. Dengan adopsi kertas yang lebih luas, orang mulai menyadari bahwa dokumen kertas mereka tidak tahan lama seperti yang dicetak di atas vellum. Penemuan asam dan lignin mengarah pada pengembangan kertas arsip.
Proses pembuatan makalah ini lebih kompleks, sehingga menghasilkan produk akhir yang lebih mahal. Kertas diperlakukan secara menyeluruh untuk menghilangkan lignin, dan kemudian dibuat pH netral, atau lebih disukai basa, dengan penambahan soda abu atau kalsium karbonat. Kertas alkali akan lebih tahan terhadap lingkungan asam daripada kertas netral. Produk yang dihasilkan menyimpan tinta dan warna dengan baik, dan akan bertahan jauh lebih lama daripada kertas konvensional.
Namun, kertas arsip lebih menyukai kondisi basa. Banyak perusahaan menjual lembaran tisu arsip yang dapat diletakkan di antara lembaran kertas arsip, dan kotak penyimpanan alkali untuk kertas. Kertas harus disimpan di tempat yang sejuk, kering, gelap untuk memperpanjang umurnya lebih jauh. Sebagian besar penyimpanan dokumen memiliki langkah-langkah pengendalian kelembaban untuk memastikan bahwa kertas mereka disimpan dalam kondisi terbaik.
Selain untuk dokumen penting, kertas arsip juga digunakan oleh para seniman agar karyanya dapat dilestarikan. Scrapbookers juga dapat menggunakannya dalam scrapbook arsip, dan edisi penting buku dicetak pada jenis kertas ini sehingga akan bertahan lama. Sebagian besar toko persediaan kertas menawarkan pilihan kertas arsip, yang kadang-kadang ditetapkan sebagai “bebas lignin” atau “pH netral.”