Sebagian besar bisnis menangani informasi rahasia pada tingkat tertentu. Baik rahasia dagang, strategi pemasaran, atau nomor kartu kredit, bisnis memiliki alasan dan hak untuk melindungi informasi rahasianya, selama informasi tersebut legal. Banyak pemberi kerja mengharuskan karyawan baru untuk menandatangani perjanjian kerahasiaan pekerjaan yang memastikan bahwa karyawan tersebut tidak akan mengungkapkan informasi rahasia apa pun selama dan setelah bekerja. Menolak untuk mematuhi perjanjian kerahasiaan pekerjaan dapat menjadi alasan pemutusan hubungan kerja dan bahkan tindakan hukum dalam beberapa kasus.
Perjanjian kerahasiaan pekerjaan biasanya ditandatangani sebelum pekerjaan dimulai. Ini memastikan bahwa karyawan mengetahui apa yang dia hadapi dan memahami bahwa pekerjaan diberikan dengan syarat menandatangani perjanjian. Majikan harus memastikan untuk memberikan waktu kepada karyawan baru untuk membaca perjanjian dan bersiap untuk menjawab pertanyaan apa pun tentang sifat materi rahasia di tempat kerja.
Beberapa perjanjian kerahasiaan pekerjaan berisi klausul yang membahas informasi pekerjaan sebelumnya. Ini sangat penting bagi pekerja dan pengusaha, karena melindungi integritas keduanya. Sebagian besar bisnis mengharuskan karyawan mematuhi aturan kerahasiaan bahkan setelah meninggalkan pekerjaan untuk posisi yang berbeda; jika majikan baru meminta seorang karyawan untuk melanggar kerahasiaan dari pekerjaan lain, itu tidak etis dan terkadang ilegal. Klausul mantan karyawan melindungi karyawan dari keharusan menjawab pertanyaan-pertanyaan ini dan juga melindungi bisnis dari tuduhan mencuri rahasia dagang dengan mempekerjakan pekerja perusahaan lain.
Penting untuk dipahami bahwa menandatangani perjanjian kerahasiaan pekerjaan tidak berarti bahwa seorang karyawan harus diam tentang kegiatan ilegal. Meskipun bukan hal yang aneh bagi perusahaan yang tidak etis untuk mengancam pekerja dengan pemutusan hubungan kerja dan tuntutan hukum karena mengungkapkan praktik bisnis ilegal kepada pihak berwenang, karyawan biasanya akan memiliki jalur hukum terhadap tindakan tersebut. Beberapa wilayah telah memberlakukan undang-undang “pelapor” untuk melindungi karyawan yang mengungkapkan praktik ilegal kepada pihak berwenang.
Jika perjanjian kerahasiaan ditandatangani, baik karyawan maupun majikan harus menerima salinannya. Umumnya, perusahaan akan menyimpan dokumen tersebut dalam arsip personalia dengan dokumentasi lain tentang pekerja tersebut. Para ahli merekomendasikan agar karyawan juga menyimpan salinannya dan menyimpannya dengan dokumen penting lainnya agar mudah ditinjau.
Penting bagi pemberi kerja untuk mengingatkan pekerja tentang perlunya kerahasiaan. Dalam situasi di mana tidak jelas informasi apa yang bersifat rahasia, pertimbangkan untuk menandai semua email, memo, dan dokumen penting lainnya sebagai “rahasia” sebagai pengingat. Hal sederhana ini dapat mencegah terjadinya kebocoran informasi yang tidak disengaja.