Kartu kredit perusahaan dapat didefinisikan dalam beberapa cara. Ini bisa menjadi kartu yang tersedia untuk digunakan oleh semua anggota perusahaan, terutama perusahaan kecil. Kartu-kartu ini dapat digunakan sebagai sarana utama untuk membeli barang-barang sehari-hari. Sebagai alternatif, perusahaan dapat mengeluarkan kartu kredit kepada beberapa karyawan, terutama mereka yang harus melakukan perjalanan bisnis dan perlu membayar biaya yang ditanggung oleh bisnis selama perjalanan.
Bisnis bertanggung jawab untuk membayar tagihan untuk kedua jenis kartu kredit perusahaan, asalkan penggunaannya hanya untuk pengeluaran bisnis yang disetujui. Hal ini dapat menimbulkan beberapa masalah dan orang-orang perlu memperhatikan untuk menyimpan tanda terima dan catatan yang cermat saat mereka menggunakan kartu. Seorang karyawan mungkin bertanggung jawab atas biaya yang sebenarnya bukan pengeluaran bisnis, dan membeli barang di kartu yang sebenarnya tidak terkait bisnis dapat menyebabkan pemutusan hubungan kerja dalam beberapa kasus.
Memang benar bahwa beberapa karyawan akan menyalahgunakan kartu kredit perusahaan, tetapi dengan kemajuan dalam pernyataan rinci, ini kemungkinan akan ditemukan dengan cepat. Terkadang penyalahgunaan yang tidak disengaja terjadi. Ketika orang terbiasa membayar barang dengan kartu, sangat mudah untuk membayar barang dengan kartu yang salah. Jika seorang karyawan mencatat pembelian yang tidak disengaja dengan kartu kredit perusahaan, dia harus segera memberi tahu pemberi kerja dan bersiap untuk memberikan kompensasi kepada perusahaan segera.
Masalah yang lebih rumit muncul ketika karyawan membeli barang-barang yang merupakan pengeluaran bisnis yang sah pada saat yang sama mereka membeli barang-barang untuk penggunaan pribadi. Sekali lagi, penyimpanan tanda terima yang terperinci adalah kunci untuk memastikan perusahaan tidak membeli barang-barang yang tidak terkait dengan bisnisnya. Salah satu cara untuk menghindarinya adalah dengan meminta transaksi terpisah saat melakukan pembelian yang mencakup pengeluaran bisnis dan pribadi, dan kemudian menggunakan kartu kredit perusahaan dan kartu pribadi untuk membayar transaksi ini.
Terkadang orang yang memiliki kartu kredit perusahaan yang diterbitkan atas nama mereka, bertanya-tanya apakah mereka dapat memanfaatkan fasilitas yang ditawarkan dengan kartu tersebut, seperti frequent flier miles. Keputusan untuk mengizinkan karyawan menggunakan fasilitas atau poin hadiah harus diserahkan kepada pemberi kerja. Jika ini tidak jelas, karyawan harus memverifikasi dengan majikan mereka sebelum menggunakan tunjangan apa pun. Perusahaan mungkin ingin mengumpulkan ini untuk memberikan hadiah kepada karyawan atau untuk menghemat uang untuk perjalanan udara.
Salah satu cara untuk menghindari penggunaan kartu kredit perusahaan adalah dengan membuat metode penggantian biaya bisnis yang dilakukan oleh karyawan. Ini juga melibatkan karyawan yang menyerahkan tanda terima, tetapi ini memberi perusahaan lebih sedikit kemampuan untuk menyelidiki biaya. Banyak orang menemukan bahwa kartu kredit perusahaan menawarkan kemudahan yang lebih besar daripada metode penerimaan/pengembalian uang. Keuntungan lain dari kartu kredit dibandingkan metode penerimaan/penggantian adalah bahwa karyawan dengan sedikit uang tunai atau kredit pribadi yang tersedia tidak akan ditempatkan dalam situasi yang memalukan di mana mereka tidak dapat menutupi pengeluaran bisnis yang sah.