Kalender editorial adalah rencana tema cerita fitur yang akan datang untuk majalah atau surat kabar. Kalender editorial terutama dilakukan untuk alasan periklanan. Misalnya, jika tema yang relevan dengan produk pengiklan tertentu digunakan untuk cerita fitur, perusahaan cenderung ingin memasang iklan di publikasi karena pembaca akan tertarik dengan topik tersebut. Misalnya, laporan mendalam tentang kehamilan remaja dapat membantu menjual ruang iklan ke sekolah-sekolah belajar di rumah dan perusahaan produk bayi. Penggunaan kalender editorial untuk merencanakan ide cerita ke depan juga memungkinkan waktu publikasi untuk mengeluarkan siaran pers dari cerita yang akan datang untuk menarik kemungkinan pembaca baru.
Siaran pers adalah berita yang juga mempromosikan perusahaan dengan membawa publisitas. Media meliput berita di media cetak atau di media penyiaran jika jurnalis dan editor menganggap rilis tersebut cukup layak diberitakan bagi pembacanya. Sebuah topik penting seperti kehamilan remaja yang akan dilaporkan secara rinci dapat membuat media menerima siaran pers tentang cerita yang akan datang di surat kabar atau majalah. Tidak setiap item dalam kalender editorial dapat diterima sebagai siaran pers.
Penggunaan utama kalender perencanaan editorial adalah sebagai fungsi penjualan iklan. Majalah dan surat kabar berkembang pesat dalam penjualan iklan dan terus-menerus perlu menarik pengiklan untuk membeli ruang iklan cetak dalam publikasi mereka. Pengiklan tidak bisa begitu saja menghabiskan uang iklan mereka menempatkan iklan secara acak, tetapi harus menyampaikan pesan promosi mereka ke audiens target tertentu yang tertarik dengan jenis produk dan layanan mereka. Pembaca publikasi tertentu dianggap sebagai prospek penjualan yang memenuhi syarat, karena biasanya sesuai dengan demografi, atau statistik pribadi, dari target pasar seperti usia, jenis kelamin, dan pendapatan. Tema kalender editorial harus menarik pembaca dan pengiklan target publikasi.
Cara lain di mana kalender editorial digunakan adalah dengan menetapkan pedoman pengiriman untuk penulis. Sebagian besar publikasi menyertakan pedoman penulis yang meminta artikel tentang tema yang mereka tetapkan di kalender perencanaan editorial mereka. Para editor menginstruksikan penulis yang tertarik untuk mengerjakan sebuah artikel untuk publikasi untuk menanyakan terlebih dahulu atau mengirim naskah yang sudah selesai untuk pertimbangan penerbitan.
Seberapa jauh kalender perencanaan editorial ditetapkan tergantung pada setiap publikasi tertentu. Sering kali setidaknya beberapa bulan sejak departemen penjualan periklanan akan membutuhkan waktu untuk menjual ruang iklan dan staf editorial harus memilih penulis terbaik untuk cerita fitur serta membuat tenggat waktu penulisan yang memadai. Waktu dalam setahun juga merupakan faktor ketika menyiapkan edisi majalah atau bagian khusus surat kabar. Misalnya, fitur berkemah yang akan diproduksi dan didistribusikan dalam edisi musim semi kemungkinan akan dimulai sebagai proyek pada musim gugur atau musim dingin sebelumnya.