Jurnal penggajian adalah jurnal akuntansi khusus yang berisi informasi yang berkaitan dengan departemen sumber daya manusia perusahaan. Perusahaan menggunakan jurnal penggajian untuk mencatat informasi yang berkaitan dengan upah, gaji, pajak gaji, tunjangan dan informasi lainnya. Jurnal khusus memungkinkan perusahaan untuk memisahkan informasi untuk dengan mudah meninjau dan menilai kinerja perusahaan mereka. Perusahaan dengan beberapa lusin atau ratusan karyawan dapat menggunakan sejumlah jurnal penggajian untuk memecah informasi menurut kelompok dan/atau jenis informasi tertentu.
Jurnal penggajian menawarkan tiga manfaat signifikan bagi perusahaan. Perusahaan dapat membagi kelas tenaga kerja, menghemat waktu memposting informasi ke buku besar mereka dan mengurangi kesalahan entri data. Banyak perusahaan memisahkan jenis tenaga kerja mereka dalam jurnal akuntansi dan buku besar. Hal ini memungkinkan perusahaan untuk memelihara catatan khusus yang berkaitan dengan jenis dan jumlah karyawan yang digunakan untuk menyelesaikan fungsi bisnis tertentu. Pemisahan jurnal dasar termasuk gaji dan karyawan per jam. Selain itu, jurnal ini juga dapat memisahkan karyawan berdasarkan divisi, departemen, atau informasi spesifik lainnya.
Departemen sumber daya manusia biasanya bertanggung jawab untuk memelihara informasi penggajian perusahaan. Manajer sumber daya manusia dan karyawan melacak informasi yang berkaitan dengan jam kerja setiap individu di perusahaan, komisi atau bonus, tunjangan, dan informasi lainnya. Menggunakan jurnal penggajian memungkinkan manajer sumber daya manusia untuk meninjau informasi ini secara terpisah dari informasi akuntansi perusahaan lainnya. Departemen sumber daya manusia biasanya menyiapkan entri jurnal untuk setiap periode penggajian dan memposting informasi ini ke dalam jurnal penggajian. Setelah jurnal penggajian selesai untuk seluruh periode akuntansi, manajer sumber daya manusia akan menyerahkan informasi ini ke departemen akuntansi mereka untuk dimasukkan ke dalam buku besar perusahaan.
Kesalahan entri data dapat dikurangi oleh perusahaan yang menggunakan jurnal penggajian. Jurnal penggajian dapat direkonsiliasi secara terpisah dari buku besar akuntansi umum perusahaan. Rekonsiliasi ini memastikan hanya informasi penggajian yang disertakan dalam jurnal. Perusahaan yang menyertakan informasi akuntansi reguler dengan informasi penggajian dapat membuat proses yang sulit dan memakan waktu saat meninjau informasi penggajian. Pemilik bisnis, direktur, dan manajer tingkat eksekutif mungkin juga ingin meninjau informasi penggajian secara terpisah dari informasi akuntansi biasa.
Informasi penggajian dimasukkan ke dalam buku besar perusahaan untuk memastikan semua informasi dari jurnal khusus dicantumkan pada laporan keuangan perusahaan. Informasi penggajian disertakan pada laporan laba rugi dan neraca perusahaan. Laporan laba rugi mencakup informasi yang berkaitan dengan beban upah untuk periode akuntansi berjalan. Neraca mencakup informasi yang berkaitan dengan hutang upah atau hutang tunjangan. Tunjangan yang dibayarkan biasanya mengacu pada informasi seperti kontribusi pemberi kerja untuk perawatan kesehatan atau rencana pensiun.