Ketika seorang karyawan meninggalkan perusahaan, formulir wawancara keluar dapat membantu perusahaan tersebut memastikan alasan untuk pergi dan apakah alasan tersebut dapat memengaruhi karyawan saat ini atau calon karyawan di masa depan. Formulir wawancara keluar adalah kuesioner yang diisi oleh karyawan yang akan keluar, atau daftar pertanyaan wawancara yang akan ditanyakan kepada karyawan oleh pewawancara. Dalam kedua kasus tersebut, formulir wawancara keluar adalah alat yang berharga bagi pemberi kerja.
Tujuan dari formulir wawancara keluar adalah untuk memastikan semua faktor yang menyebabkan keputusan karyawan untuk meninggalkan perusahaan. Ini termasuk alasan untuk mencari pekerjaan alternatif, ketersediaan pelatihan atau kemajuan, seberapa baik karyawan bergaul dengan supervisor dan rekan kerja, apakah karyawan merasa kompensasi yang memadai, dan tingkat kenikmatan pekerjaan, antara lain. Dengan karyawan yang berharga, formulir wawancara keluar mungkin dapat menentukan apakah ada kondisi di mana karyawan tersebut mungkin berubah pikiran. Selain itu, perusahaan harus mencoba mencari tahu apakah ada keadaan yang mempengaruhi karyawan lain saat ini untuk mengurangi pergantian karyawan.
Partisipasi dalam wawancara keluar harus bersifat sukarela, dengan karyawan diberikan kuesioner alternatif untuk diisi jika dia tidak nyaman dengan proses wawancara. Seringkali seorang karyawan akan lebih terbuka dengan informasi jika dia tidak bertatap muka dengan perwakilan perusahaan. Juga, bos karyawan saat ini tidak boleh menjadi orang yang melakukan wawancara keluar. Jika pihak ketiga yang objektif melakukan wawancara, karyawan tersebut mungkin merasa lebih nyaman untuk mengungkapkan informasi tentang kondisi kerjanya saat ini. Faktanya, atasan karyawan saat ini mungkin menjadi alasan keputusan tersebut, dan karyawan tersebut harus merasa nyaman untuk menceritakan hal ini kepada orang lain.
Pertanyaan pada formulir wawancara keluar biasanya sangat sederhana dan lugas, dan wawancara keluar harus cepat dan mudah bagi karyawan yang keluar. Seringkali majikan ingin meninggalkan kesan yang baik dengan karyawan dan menunjukkan bahwa ia peduli dengan alasan keberangkatan. Ketika sebuah perusahaan besar meluangkan waktu untuk mewawancarai satu karyawan yang keluar, ini dapat membuat karyawan tersebut merasa bahwa dia adalah kontributor besar bagi perusahaan secara keseluruhan.
Analisis formulir wawancara keluar bisa sesederhana diskusi di antara para manajer, atau bisa juga prosedur yang lebih ilmiah dalam menganalisis data. Di perusahaan besar dan kompleks, mungkin ada seluruh pekerjaan yang didedikasikan untuk analisis informasi ini. Jika majikan terampil dalam wawancara keluar, mereka mungkin menemukan harta karun informasi dalam data yang dapat membantu mereka mengelola karyawan mereka saat ini dengan lebih baik.