Formulir penawaran biasanya diperlukan oleh perusahaan mana pun yang menanggapi proses tender untuk proyek konstruksi atau renovasi. Tata letak sebenarnya dari formulir dan informasi yang diperlukan disediakan oleh organisasi tender. Dalam proyek konstruksi dan renovasi, respons tender sangat umum untuk menyertakan cetak biru, rencana proyek, penetapan biaya, spesifikasi terperinci, dan sejumlah informasi lainnya. Tujuan dari formulir ini adalah untuk memberikan ringkasan satu halaman dari informasi penting yang terkait dengan penawaran.
Meskipun detailnya mungkin berbeda, formulir penawaran dibagi menjadi empat bagian: mengirimkan informasi kontak perusahaan, detail proyek, detail penawaran, dan catatan penting. Perusahaan yang berpengalaman mengharuskan vendor untuk menyiapkan dua salinan formulir penawaran sebelum pengajuan. Setelah menerima tanggapan penawaran, kedua salinan dicap dengan waktu dan tanggal diterima, dan ditandatangani oleh perwakilan resmi dari perusahaan tender. Satu salinan dilampirkan pada kiriman, dan yang lainnya dikembalikan ke vendor. Formulir penawaran ini kemudian menjadi bagian dari keseluruhan paket, memberikan bukti penerimaan, jika nanti ada perselisihan.
Bagian pertama dari formulir penawaran mencakup informasi terkait tentang perusahaan yang mengajukan. Ini termasuk nama resmi dan operasional perusahaan, alamat kantor pusat, nomor rekening pajak, kontak utama dan sekunder, serta nomor telepon, email, dan faks. Jika negara mengharuskan semua perusahaan konstruksi atau renovasi untuk memiliki lisensi atau izin, jumlahnya harus dimasukkan dalam formulir penawaran. Jika perusahaan adalah pemilik tunggal atau kemitraan, nama-nama pemiliknya juga harus dicantumkan. Informasi ini tidak diperlukan untuk perusahaan berbadan hukum.
Rincian proyek harus mencakup nomor tender, nama perusahaan tender, dan informasi kontak. Banyak perusahaan memasukkan ikhtisar atau sinopsis proyek di bagian ini, disalin langsung dari dokumen tender. Tujuan menyertakan sinopsis adalah untuk mengidentifikasi dengan jelas proyek yang ditawar.
Rincian tentang tawaran biasanya nilai dolar total dan pengecualian tertentu. Misalnya, proyek yang ditenderkan untuk merancang dan membangun jembatan dapat mencakup total nilai dolar proyek, ditambah pernyataan bahwa biaya untuk penilaian dan persetujuan lingkungan tidak termasuk. Informasi ini merupakan bagian penting dari penawaran dan harus didefinisikan dengan jelas.
Catatan penting memberikan informasi yang merupakan bagian dari penawaran, tetapi dapat berubah. Informasi tentang potensi keterlambatan waktu mulai proyek, karena pemogokan yang sedang berlangsung atau tidak tersedianya bahan, biasanya disertakan dalam bagian ini. Kondisi ini sama untuk semua penyedia, tetapi perlu ditentukan dalam respons.