Mayoritas peradaban modern bergantung pada otomatisasi sistem dan pemrosesan komputer. Setiap perangkat komputer menyimpan file data yang biasanya digunakan oleh aplikasi individu di komputer. Format file adalah spesifikasi yang ditentukan tentang bagaimana file akan dikodekan untuk penyimpanan di dalam komputer.
Encoding adalah transformasi data ke dalam format file tertentu. File harus dikodekan sebelum dapat disimpan ke dalam perangkat penyimpanan file. Proses pengkodean ini diperlukan untuk program perangkat lunak untuk memahami informasi dalam file.
Aplikasi pengolah kata adalah program komputer yang dirancang untuk mengotomatisasi penulisan dokumen. Karakter khusus digunakan dalam aplikasi ini untuk menangkap perintah seperti tab, indentasi, dan ukuran font. Karakter khusus ini dikodekan ke dalam format file saat dokumen disimpan. Pengkodean ini memungkinkan perangkat lunak untuk menyajikan dokumen dengan gaya yang sama saat disimpan.
Biasanya format file tidak dapat dipertukarkan antara aplikasi perangkat lunak. Setiap vendor perangkat lunak membuat format file berpemilik untuk aplikasi perangkat lunak spesifiknya. Ini membuat berbagi file antar aplikasi perangkat lunak menjadi sangat sulit.
MP3 adalah format pengkodean file audio digital yang tersedia secara luas saat ini. Format ini memungkinkan perangkat audio memutar musik. Dengan mendefinisikan format standar untuk audio digital, file dapat dengan mudah dibagikan di antara sistem komputer. Kebanyakan sistem stereo modern dan sistem audio mobil mendukung format MP3.
Dengan ledakan Internet, format telah menjadi sup alfabet biasa. Ada berbagai format file video dan audio yang tersedia saat ini. Format ini diperlukan untuk aplikasi perangkat lunak video untuk memahami bagaimana mengirimkan video ke monitor. Pendekatan non-standar terhadap format ini telah membebani manajemen format pada pengguna aplikasi.
Grafik komputer dan file fotografi memiliki format yang berbeda. Jenis format ini unik berdasarkan kejelasan dan ukuran file yang akan disimpan. Ukuran file foto didasarkan pada kejelasan yang dibutuhkan untuk sebuah foto. Kejernihan yang lebih tinggi membutuhkan ukuran file yang lebih besar untuk mendukung pengkodean elemen data khusus yang diperlukan untuk foto.
Enkripsi adalah bentuk lain dari format file. Enkripsi perangkat lunak adalah proses mengubah sekumpulan data menjadi format yang tidak dapat dibaca. Format ini hanya dapat dienkripsi dengan kunci khusus. Enkripsi perangkat lunak biasanya digunakan untuk mengamankan file sensitif dari tampilan yang tidak diinginkan.
Tidak semua format file adalah hak milik. Saat ini ada beberapa format file terbuka yang tersedia di Internet. Penggunaan format file terbuka membuat berbagi informasi lebih mudah antar komputer.