Faktur pesanan pembelian adalah dokumen yang digunakan dalam transaksi bisnis. Nama dokumen ini berasal dari fakta bahwa nomor pesanan pembelian disertakan. Nomor ini kemudian akan digunakan sepanjang durasi transaksi. Dimungkinkan untuk memiliki banyak faktur pesanan pembelian antara pembeli dan penjual pada waktu tertentu. Dokumen semacam itu dapat digunakan untuk barang atau jasa.
Agar kontrak menjadi sah, harus ada penawaran dan penerimaan. Pertukaran uang dan barang antara pembeli dan pemasok adalah kontrak. Dalam situasi seperti itu, faktur pesanan pembelian dapat dilihat sebagai penawaran karena pembeli menyatakan kesediaan untuk membeli sejumlah barang tertentu pada harga tertentu. Pemasok menerima dengan memenuhi pesanan, mengeluarkan tagihan, dan menerima pembayaran.
Faktur pesanan pembelian umumnya berisi banyak informasi. Pembeli harus diidentifikasi dengan jelas, termasuk rincian kontaknya. Selain itu, biasanya ada ruang yang disediakan untuk alamat pengiriman karena bisnis mungkin memiliki lebih dari satu tempat operasi. Nomor pesanan pembelian adalah bagian informasi yang sangat penting yang biasanya ditemukan di atau di dekat bagian atas dokumen.
Orang yang membuat pesanan harus dicantumkan pada faktur. Persyaratan khusus yang berlaku untuk transaksi umumnya disertakan. Urutan harus diuraikan secara menyeluruh termasuk nama barang atau jasa, jumlah, nomor sku, dan harga. Pembeli juga dapat menghitung pajak, pengiriman dan penanganan, dan biaya lainnya.
Faktur pesanan pembelian dapat melindungi pembeli dan penjual. Atas nama pembeli, ada bukti bahwa dia meminta sejumlah produk tertentu dan mengharapkan untuk membayar harga tertentu. Jika penjual menyediakan produk atau layanan lain atau mencoba menaikkan harga, pembeli akan memiliki dokumen yang mencatat penawaran aslinya. Penjual dilindungi karena tanpa dokumen tersebut pembeli dapat meminta barang dan kemudian menolak untuk menerima atau membayarnya.
Banyak faktur pesanan pembelian mungkin ada karena pembeli dapat menempatkan pesanan baru sebelum pesanan sebelumnya dipenuhi. Sebagai contoh, katakanlah Charlie’s Maintenance mendapat kontrak untuk mengganti atap. Charlie dapat menggunakan faktur pesanan pembelian untuk meminta persediaan untuk pekerjaan itu. Kemudian pada hari itu, Pemeliharaan Charlie bisa mendapatkan kontrak lain untuk memperbaiki dermaga. Persediaan yang dibutuhkan untuk pekerjaan ini kemungkinan akan ditempatkan pada faktur pesanan pembelian yang berbeda.
Ini menyoroti pentingnya nomor pesanan pembelian. Setiap kali kedua pihak berkomunikasi, nomor ini umumnya akan digunakan untuk menghilangkan kebingungan. Ini termasuk saat pertanyaan dibuat mengenai status pesanan, saat pemberitahuan pemesanan ulang dikirim, dan saat tagihan diterbitkan.