Faktur elektronik mengacu pada praktik pengiriman faktur melalui email, alih-alih mengirim faktur kertas atau tagihan melalui pos. Bisnis sering memberi pelanggan mereka pilihan untuk menerima faktur atau tagihan mereka secara elektronik atau melalui surat biasa. Faktur elektronik menawarkan keuntungan dan kerugian bagi bisnis yang menggunakan metode penagihan ini dan pelanggan mereka.
Salah satu manfaat utama menggunakan faktur elektronik adalah penghematan biaya. Ini menghemat bisnis yang mengirimkan faktur kertas dan tinta untuk membuat faktur dan amplop dan perangko untuk mengirimkannya. Faktur elektronik biasanya menggunakan perangkat lunak faktur yang mengirimkan faktur sesuai jadwal, sehingga juga menghemat waktu karyawan. Ketika bisnis memotong biaya dengan menggunakan faktur elektronik, mereka dapat memberikan sebagian dari penghematan biaya ini kepada pelanggan mereka dalam penetapan harga produk atau layanan perusahaan.
Menerima faktur elektronik juga jauh lebih nyaman bagi pelanggan untuk membayar. Beberapa perusahaan menyertakan tautan langsung dalam faktur elektronik yang memungkinkan pelanggan membayar langsung dari email. Perusahaan lain memiliki perjanjian dengan bank yang menawarkan layanan pembayaran tagihan kepada pelanggan perbankan mereka. Faktur elektronik masuk sebagai pengingat ke rekening bank pelanggan dan kemudian pelanggan dapat menjadwalkan pembayaran melalui pembayaran tagihan online dengan banknya.
Faktur elektronik dan pembayaran elektronik menghemat uang dan waktu pelanggan. Ini lebih cepat dan lebih murah daripada harus menulis cek dan membayar ongkos kirim untuk mengirimkannya. Ini juga mengurangi limbah kertas dan kekacauan di rumah, karena laporan biasanya disimpan secara online oleh perusahaan.
Untuk bisnis yang menggunakan faktur elektronik, itu juga berarti mereka menerima pembayaran lebih cepat. Biasanya, ketika faktur elektronik dikirim dan pelanggan melakukan pembayaran secara elektronik, ia segera memberikan tanda terima uang kepada bisnis.
Sementara faktur elektronik memiliki banyak keuntungan untuk bisnis dan pelanggan, itu memang memiliki beberapa kelemahan. Beberapa pelanggan mengalami masalah dalam menerima faktur elektronik karena filter spam dari Penyedia Layanan Internet (ISP) email. Jika pelanggan tidak menerima faktur elektronik, maka mereka mungkin lupa untuk membayar tagihan dan ini dapat menyebabkan biaya keterlambatan dan tagihan bergerak.
Keamanan adalah masalah lain yang mungkin ditakuti pelanggan saat menggunakan faktur elektronik. Selama bisnis menggunakan server yang aman untuk mengirim faktur dan menerima pembayaran elektronik, maka aman untuk menerima faktur dan melakukan pembayaran secara online.