Beberapa mengeluhkan kurangnya etiket telepon dasar baik dalam panggilan pribadi maupun profesional. Etiket telepon menawarkan cara bagi orang-orang untuk berfungsi bersama dengan sopan dalam masyarakat, menghilangkan frustrasi dan kecelakaan komunikasi. Namun, etiket telepon berfungsi paling baik bila semua orang mengetahui aturannya.
Mulailah mengajari anak-anak etiket telepon sejak dini. Jangan biarkan seorang anak mengangkat telepon kecuali dia memiliki pengetahuan tentang apa yang harus dikatakan. Tidak ada yang menginginkan percakapan yang membuat frustrasi dengan anak berusia satu tahun yang hampir tidak fasih. Sebaliknya, latih anak-anak yang berusia sekitar tiga hingga lima tahun, tergantung pada kemampuan bicara mereka, untuk belajar menjawab telepon dengan sopan.
Menjawab telepon dimulai dengan “Halo” sederhana. Untuk anak-anak, etiket telepon dasar termasuk sopan menanyakan siapa penelepon. Orang di ujung telepon harus mengidentifikasi dirinya sendiri, tetapi sering kali tidak demikian. Instruksikan anak untuk mendengarkan pengantar sebelum memintanya.
Contoh panggilan telepon etiket awal yang disetujui adalah sebagai berikut:
“Halo?”
“Hai, bolehkah saya berbicara dengan ibumu?”
“Bolehkah aku bertanya siapa yang menelepon?”
“Ini Bob Shipley dari Auto Store.”
“Bisakah kamu bertahan sebentar?
Pada titik ini anak harus bisa memberi tahu orang tua yang menelepon, dan tidak berteriak sekeras mungkin, “Hei ibu, Bob Shipley sedang menelepon!” Jika karena alasan tertentu orang tua sibuk, mengganti popok, atau di kamar mandi, anak harus kembali ke penelepon dan menyatakan bahwa orang yang diminta tidak ada. Pada titik ini anak harus mengambil nomor atau pesan. Anak tidak boleh mengungkapkan tindakan orang yang diminta, seperti “Dia di kamar mandi.” Dia hanya harus menyatakan orang tua tidak bisa datang ke telepon dan akan menelepon kembali segera.
Mengajarkan etiket telepon dasar ini kepada anak kecil dapat menghasilkan kebiasaan sopan seumur hidup terhadap penelepon. Aturan etiket telepon berikutnya adalah melakukan panggilan balik tepat waktu. Jika seorang anak telah menjamin orang tua menelepon kembali dengan cepat, orang tua harus melakukan hal itu, kecuali keadaan darurat muncul.
Bagi penelepon, identifikasi adalah kuncinya. Sapaan dari “callee” harus diikuti dengan “Hai ini si anu. Bolehkah saya berbicara dengan Nyonya Jones?” Seseorang harus menyajikan informasi yang cukup tentang bisnisnya di muka, jika memungkinkan. Kantor medis dan perusahaan kartu kredit adalah pengecualian karena undang-undang kerahasiaan. Dalam hal ini, yang menelepon hanya dapat menyebutkan nama dan nomornya.
Etiket telepon mengharuskan penelepon dan penerima untuk siap menuliskan informasi bila diperlukan. Sebelum membuat panggilan, atau menerimanya, pastikan untuk memiliki alat tulis yang berfungsi, informasi apa pun yang mungkin perlu diberikan, dan sesuatu untuk ditulis.
Demi orang di telepon, jaga agar panggilan telepon tetap singkat tetapi ramah. Setelah bisnis ditransaksikan, akhiri dengan ucapan terima kasih sederhana, baik untuk menggunakan bisnis atau untuk memberikan informasi yang dibutuhkan. Terima kasih harus dibalas untuk mempromosikan etiket telepon yang baik. Selain itu, perhatikan zona waktu yang berbeda. Bertujuan untuk menelepon di siang hari. Hindari panggilan sebelum jam 9 pagi, dan setelah jam 9 malam.
Etiket telepon dasar juga membutuhkan kesopanan untuk pengacara. Tidak perlu mendengarkan seluruh promosi penjualan. Seseorang dapat menanyakan nama dan bisnis seorang pengacara, yang biasanya mengerjakan naskah, dan kemudian mengungkapkan ketidaktertarikannya pada bisnis atau produk tersebut. Seseorang juga dapat menyatakan bahwa dia tidak melakukan bisnis melalui telepon. Seseorang juga dapat meminta agar namanya dimasukkan dalam daftar jangan panggil di masa mendatang.
Penyaringan panggilan dengan ID penelepon dapat diterima bila seseorang tidak memiliki waktu atau keinginan untuk berbicara dengan penelepon. Seseorang juga tidak diharuskan oleh etiket telepon dasar untuk membalas panggilan telepon dari pengacara yang tidak diinginkan. Namun, jika seseorang menyaring panggilan dari keluarga, teman atau rekan bisnis, ia harus berusaha untuk membalas panggilan tepat waktu.