Entri data BPO adalah proses bisnis di mana satu perusahaan mengalihdayakan tugas entri data tertentu ke yang lain. Entri data biasanya melibatkan penggalian fakta-fakta kunci dari dokumen padat, kompilasi dan memperbarui database, dan mengubah angka menjadi statistik yang bisa diterapkan, antara lain. Seringkali lebih mudah bagi perusahaan untuk menugaskan beberapa, jika tidak semua, tugas-tugas ini ke perusahaan luar yang berspesialisasi dalam entri data. Ini menghemat waktu dan uang perusahaan sumber, dan memungkinkannya untuk lebih fokus sepenuhnya pada kompetensi intinya.
Istilah BPO, atau Business Process Outsourcing, mencakup berbagai aktivitas yang berbeda. Perusahaan sering memilih untuk mulai menggunakan BPO ketika daftar klien mereka bertambah, ketika mereka ingin memperluas, atau bahkan ketika mereka hanya ingin mengeksplorasi cara yang lebih hemat biaya dalam menjalankan bisnis sehari-hari. BPO biasanya mencakup lebih dari sekadar outsourcing entri data. Apa pun mulai dari staf pusat panggilan layanan pelanggan hingga analitik data web dan manajemen lalu lintas Internet dapat dilakukan oleh tim BPO khusus.
Sebagian besar waktu, perusahaan yang melakukan entri data BPO terfokus secara eksklusif pada layanan outsourcing bisnis. Perusahaan semacam ini sering memasarkan diri mereka sebagai spesialis outsourcing, dan sering menangani data beberapa klien sekaligus. Mereka biasanya dikelola oleh sejumlah spesialis terlatih yang dapat bekerja sepanjang waktu untuk memberikan hasil yang dikontrakkan.
Dalam entri data BPO, pekerjaan biasanya berkisar mengambil data dalam satu bentuk dan mengubahnya menjadi yang lain. Entri data dapat sesederhana mengubah rapat yang direkam menjadi transkrip tertulis, atau serumit memasukkan data dari formulir dan laporan yang berbeda menjadi materi yang dapat dibaca dan dicari di database situs web. Jenis layanan ini diperlukan bagi perusahaan untuk tumbuh, berubah, dan tetap relevan, tetapi seringkali sangat memakan waktu.
Spesialis menggunakan sejumlah strategi BPO dan teknik BPO untuk memastikan konversi yang tepat dari tugas outsourcing entri data mereka. Pemindai digital dan alat identifikasi kata berbasis perangkat lunak sering digunakan. Sebagian besar pekerjaan juga manual. Bekerja dalam entri data biasanya melibatkan banyak membaca, mengetik ulang, dan memformat ulang, di mana akurasi sangat penting.
Banyak perusahaan akan mengontrak entri data BPO sebagai bagian dari paket layanan yang lebih besar. Entri data sering dilakukan bersamaan dengan tugas analisis data lain yang sedang berjalan. Tergantung pada layanannya, entri data BPO terkadang juga dapat dikontrak berdasarkan per proyek.
Sebuah perusahaan seperti firma hukum yang hanya membutuhkan data dari file kasus tertentu yang dikemas ulang dapat membuat kontrak dengan penyedia sistem BPO untuk entri data BPO terbatas. Demikian pula, sebuah perusahaan yang ingin mendigitalkan laporan tahunannya, atau membuat direktori perusahaannya lebih mudah diakses, mungkin mengalihdayakan proyek-proyek ini secara individual, daripada menugaskannya kepada karyawan yang digaji. Menggunakan layanan entri data BPO seringkali lebih hemat biaya daripada membayar anggota staf yang ada untuk melakukan pekerjaan yang sama sendiri.
Tidak ada kekurangan perusahaan entri data BPO yang tersedia saat ini. Mereka berlokasi di seluruh dunia, namun pekerja mereka tidak selalu berada di tempat kantor pusat perusahaan berada. Banyak spesialis entri data bekerja dari jarak jauh, atau di kantor di luar negeri. Setiap perusahaan yang mempertimbangkan entri data BPO akan bijaksana untuk meneliti penyedia layanan, dengan perhatian khusus diberikan pada langkah-langkah keamanan data mereka, sebelum mengirimkan informasi. Hal ini terutama berlaku jika menyangkut informasi perusahaan atau klien yang sensitif.