Email suara adalah jenis program email di mana seseorang dapat merekam pesan dengan berbicara ke mikrofon di komputer, smartphone, atau PC saku dan mengirimkannya kepada siapa pun melalui klien email tradisional. Penerima kemudian hanya perlu membuka pesan dan menyalakan speakernya untuk mendengar email suara. Ini nyaman bagi orang yang tidak dapat mengetik karena cacat, atau yang hanya perlu mengirim banyak email dan ingin menghemat waktu.
Email suara juga menghilangkan beberapa ambiguitas yang melekat dalam pesan email. Sulit untuk menerjemahkan nada pesan dari layar, dan sering kali orang tersinggung atau kesal dengan sesuatu yang tertulis dalam pesan email yang tidak dimaksudkan untuk menyinggung. Email di mana seseorang benar-benar dapat mendengar pesan yang diucapkan oleh pengirim jauh lebih mungkin untuk dipahami sebagaimana dimaksud.
Program perangkat lunak email suara relatif sederhana. Mereka diinstal di komputer, dan kemudian ditautkan ke alamat email tradisional. Ketika pengguna siap untuk menulis email, dia cukup menekan tombol “rekam” di layar komputer dan mulai berbicara ke mikrofon. Pengguna dapat menjeda atau memulai ulang rekaman sesuai kebutuhan, dan beberapa program memungkinkan pengguna untuk menyatukan potongan audio yang berbeda.
Setelah pengguna selesai merekam, perangkat lunak memampatkan file audio menjadi file kecil, umumnya file .MP3, .WAV, atau .GSM. File suara disimpan dan dilampirkan ke email, di mana komentar tambahan dapat ditulis jika diinginkan. Jenis file ini dapat dimainkan oleh hampir semua komputer, serta ponsel dan perangkat audio lainnya. Sangat sedikit pengetahuan teknis yang diperlukan untuk menggunakan salah satu dari program perangkat lunak ini.
Email suara kemudian dikirim ke penerima atau grup penerima. Ketika dia menerimanya, dia hanya perlu mengklik “play” dan menyalakan speaker untuk mendengarkan pesan email. Dia kemudian dapat mengetik kembali email tradisional sebagai tanggapan, atau, jika dia telah menginstal perangkat lunak, merekam email suara lain untuk merespons. File kemudian dapat disimpan dan diputar ulang sesuai kebutuhan. Selain itu, beberapa program perangkat lunak dapat menggunakan fitur ucapan-ke-teks untuk mengubah file audio yang diucapkan menjadi file teks. Bagi siapa saja yang ingin menghemat waktu saat menulis dan mengirim email, perangkat lunak email suara bisa menjadi pilihan yang bagus, meskipun memiliki kelemahan yaitu sulit untuk diedit, jika ada yang melakukan kesalahan.