Sebuah catatan kesehatan elektronik bersertifikat (EHR) adalah sistem perangkat lunak yang memenuhi kriteria pemerintah untuk “penggunaan yang berarti” dari catatan elektronik. “Penggunaan yang bermakna” berarti program mengelola informasi dengan cara yang mendorong komunikasi yang lebih baik atau menghasilkan kualitas perawatan yang lebih baik. Kantor Koordinator Nasional untuk Teknologi Informasi Kesehatan (ONC) mendefinisikan serangkaian tugas perangkat lunak penting yang harus dilakukan setiap EHR untuk mendapatkan sertifikasi. Untuk membuktikan “penggunaan yang berarti”, EHR bersertifikat harus menyerahkan laporan terperinci ke Pusat Layanan Medicare dan Medicaid (CMS) sehingga kinerja penyedia layanan kesehatan dapat dinilai. Selain itu, EHR bersertifikat harus mengumpulkan informasi tertentu tentang catatan pasien, memungkinkan berbagi informasi medis antara penyedia layanan kesehatan, dan mengirimkan resep secara elektronik sambil tetap memastikan privasi dan keamanan data.
EHR dievaluasi oleh fasilitas pengujian independen yang terakreditasi dan disertifikasi oleh Komisi Sertifikasi untuk Teknologi Informasi Kesehatan (CCHIT) atau salah satu dari enam entitas sertifikasi yang disetujui. Untuk menjadi EHR bersertifikat, perusahaan perangkat lunak secara sukarela menyerahkan sistem EHR lengkapnya atau hanya modul individual untuk pengujian. Kriteria sertifikasi “penggunaan yang berarti” termasuk resep elektronik, akses pasien ke catatan melalui portal online, berbagi catatan medis antara dokter yang merawat, dan pelaporan ke database pemerintah untuk pengawasan kesehatan masyarakat. EHR bersertifikat tidak hanya harus meresepkan secara elektronik tetapi juga memeriksa interaksi obat, alergi. Selain itu, perangkat lunak harus menunjukkan kontrol atas siapa yang memperoleh akses, secara otomatis log-off, mengotentikasi pengguna, dan mengenkripsi data untuk memastikan keamanan data pasien.
EHR bersertifikat juga harus mempertahankan daftar obat aktif, masalah, alergi, tanda vital, dan imunisasi terkini untuk setiap pasien. Demografi pasien, termasuk status merokok pasien, dan hasil tes laboratorium harus dapat diakses melalui EHR. EHR bersertifikat juga melacak keinginan pasien untuk resusitasi, instruksi pemulangan, perintah dokter terkomputerisasi, dan sumber belajar untuk pasien. Ukuran kualitas klinis juga dapat ditelusuri dan ditabulasi untuk dilaporkan ke lembaga pemerintah. Lembaga pengujian umumnya memiliki tim, yang terdiri dari dokter, perawat, dan analis perangkat lunak, menjalankan serangkaian tes pada sampel data pasien menggunakan perangkat lunak EHR untuk menentukan kepatuhan terhadap semua peraturan.
Setelah sistem EHR telah lulus semua tes, badan sertifikasi akan mengeluarkan sertifikasi dan memposting perusahaan pada daftar sistem EHR bersertifikat di situs web ONC. Ada dua jenis sertifikasi, tergantung pada apakah perangkat lunak yang dikirimkan adalah sistem EHR lengkap atau hanya modul. Untuk sistem EHR lengkap, semua 33 kriteria untuk penggunaan yang berarti harus dipenuhi. Jika perangkat lunak hanya berupa modul, setidaknya sembilan dari 33 kriteria harus dipenuhi.