Electronic Data Interchange (EDI) adalah proses menggunakan komputer untuk bertukar dokumen bisnis antar perusahaan. Sebelumnya, mesin faks atau surat tradisional digunakan untuk bertukar dokumen. Surat dan faks masih digunakan dalam bisnis, tetapi EDI adalah cara yang jauh lebih cepat untuk melakukan hal yang sama.
EDI digunakan oleh sejumlah besar bisnis. Lebih dari 100,000 bisnis telah menggantikan metode yang lebih tradisional dengan EDI. Sistem baru ini memiliki sejumlah manfaat; biaya adalah salah satunya. Pertukaran komputer ke komputer jauh lebih murah daripada metode tradisional pertukaran dokumen. Memproses pesanan berbasis kertas dapat menghabiskan biaya hingga 70 dolar AS (USD), sedangkan menggunakan EDI berharga 1 USD atau kurang.
Saat komputer memproses dokumen dalam EDI, kemungkinan kesalahan manusia juga lebih kecil. Kecepatan adalah manfaat lain. Pesanan pembelian kertas dapat memakan waktu sepuluh hari hingga dua minggu sejak pembeli memintanya hingga saat pengirim mengirimkannya. Sekarang, pesanan yang sama dapat diproses dalam waktu kurang dari sehari.
Waktu transaksi yang lebih cepat ini membantu menjaga tingkat persediaan yang efisien. Mereka juga berkontribusi pada penggunaan ruang gudang yang lebih baik, dan lebih sedikit masalah kehabisan stok. Hal ini pada gilirannya mengarah pada pengurangan biaya pengiriman, karena seharusnya tidak perlu ada biaya tambahan pengiriman mendesak pada menit terakhir.
Ada beberapa kelemahan dalam prosesnya. EDI hanya dapat bekerja jika semua orang yang berurusan dengan perusahaan menggunakan metode yang sama. Jika pergantian belum dilakukan dalam beberapa bisnis, perusahaan lain yang berurusan dengan mereka mungkin harus menggunakan EDI serta metode yang lebih tradisional. Ini bisa memakan biaya dan waktu. Ini mungkin melibatkan satu anggota staf yang menjaga proses pengiriman surat sementara pekerja lain mengirim dokumen secara elektronik.
Proses menggunakan EDI untuk pembelian sangat sederhana. Setelah pesanan pembelian telah ditulis, dokumen tersebut diterjemahkan ke dalam format tertentu dan diserahkan ke pemasok melalui Internet. Harus dipastikan bahwa dokumen yang digunakan oleh kedua belah pihak dalam format yang sama persis.
Keamanan merupakan masalah penting bagi perusahaan yang menggunakan EDI. Keamanan data dikendalikan selama proses menggunakan kata sandi, enkripsi, dan identifikasi pengguna. EDI memiliki perangkat lunak yang memeriksa dan mengedit dokumen untuk akurasi.
Pada dasarnya, yang diperlukan untuk menjalankan metode pertukaran dokumen ini adalah komputer dan akses ke Internet. Ada banyak perusahaan yang menyediakan paket aplikasi perangkat lunak EDI yang mudah. Ini memiliki perangkat lunak enkripsi mereka sendiri dan proses instalasi dapat diselesaikan dalam beberapa menit. Dari pengeluaran awal yang kecil, perusahaan dapat menggunakan EDI untuk meningkatkan efisiensi sekaligus menghemat waktu, uang, dan tenaga.