Karena hubungan antar negara dapat bergantung pada kemampuan satu negara untuk berkomunikasi dengan negara lain, atau setidaknya dengan orang yang berwenang penuh untuk mewakili pemerintahannya, banyak negara memiliki kedutaan besar di luar negeri. Di kedutaan negara asing, biasanya ada setidaknya satu orang yang bergelar duta besar, dan yang mewakili negaranya. Jika masalah atau kekhawatiran muncul di antara kedua negara, orang ini bertindak atas nama pemerintahnya, dan bertemu dengan kepala negara untuk mencoba menyelesaikan masalah atau memperjelas sikap negaranya terhadap masalah tertentu.
Di masa lalu, istilah yang lebih umum untuk perwakilan asing adalah menteri. Sekarang istilah ini dapat diterapkan pada diplomat yang tidak memiliki kekuatan penuh dan dianggap peringkat kedua. Dengan kata lain, orang ini mungkin bekerja untuk duta besar yang berkuasa penuh — atau diberdayakan penuh —, dan mungkin bertanggung jawab atas satu atau lebih departemen di kedutaan.
Istilah lain yang terkait adalah penduduk. Seorang duta besar residen tidak hanya bertindak sebagai wakil bangsanya di negara asing, tetapi juga bertempat tinggal di negara itu, biasanya di atau dekat kedutaan. Jabatan adalah salah satu yang memerintahkan rasa hormat, dan orang yang dipekerjakan dalam pekerjaan ini dapat disebut sebagai Tuan atau Nyonya Duta Besar, atau Yang Mulia.
Di AS, orang-orang yang bekerja dalam peran ini sering ditunjuk oleh kepala negara — presiden — dan pekerjaan itu bukannya tanpa risiko. Di negara-negara dengan lingkungan politik yang tidak stabil, atau negara-negara dengan permusuhan yang signifikan terhadap AS, beberapa telah dibunuh, diculik, atau disandera. Meskipun ini tidak umum, pekerjaan itu menyiratkan sejumlah bahaya, seperti halnya posisi politik tingkat tinggi mana pun.
Sebagai perwakilan negara lain, salah satu tujuan utama duta besar adalah untuk meningkatkan hubungan diplomatik antara dua negara. Ketika diplomat ini diberi wewenang untuk bertindak untuk negara, dia mungkin juga dapat menengahi perjanjian, kesepakatan perdagangan, atau gencatan senjata dengan otoritas asing. Meskipun diplomat ini mungkin memiliki kekuasaan penuh, dia biasanya diinstruksikan oleh kepala negaranya tentang persyaratan apa dalam perjanjian atau kesepakatan yang dapat diterima, dan mungkin masih perlu meminta persetujuan dari kepala negaranya sebelum kesepakatan antara dua atau lebih negara disemen.
Selain diplomat politik, ada sejumlah orang yang mungkin mewakili suatu negara untuk organisasi nirlaba swasta, seperti Organisasi Kesehatan Dunia. Seorang kepala negara tidak boleh membuat penunjukan ini, dan orang yang ditunjuk dapat disebut duta besar “niat baik”. Penunjukan semacam itu tidak memberi jenis agen ini kekuatan khusus apa pun, tetapi mungkin memberinya kesempatan untuk berbicara dengan kepala negara, membuat laporan, atau membuat rekomendasi berdasarkan pekerjaannya untuk badan amal atau nirlaba. Ini juga dapat memajukan tujuan mewakili suatu negara sebagai negara yang berbelas kasih terhadap negara lain. Sejumlah aktor dan aktris terkenal telah menjadi duta besar untuk organisasi atau negara asing.