Distributor eceran bertindak sebagai perantara antara konsumen dan produsen. Paling sering, ketika produsen menghasilkan produk, produsen tidak menjual produk secara langsung ke pengguna akhir. Sebaliknya, produk tersebut dijual dalam jumlah banyak ke distributor eceran yang kemudian menjual produknya keluar dari toko eceran.
Produsen mengacu pada individu atau perusahaan yang mengumpulkan atau menghasilkan produk tertentu. Banyak manufaktur terjadi di negara-negara di mana biaya tenaga kerja lebih rendah, seperti Cina atau Filipina. Produk-produk ini kemudian diekspor ke negara lain di mana mereka dijual.
Pabrikan yang memproduksi barang — baik di luar negeri atau di dalam negeri tempat produk akhirnya akan dijual — dengan demikian menciptakan jaringan distributor eceran yang menangani penjualan produk ke konsumen. Pabrikan mungkin memiliki perjanjian distribusi eksklusif, di mana hanya mengizinkan satu perusahaan untuk menjual produknya. Paling umum, bagaimanapun, produsen akan memiliki perjanjian distribusi dengan sejumlah distributor pengecer yang berbeda.
Ketika distributor eceran membeli produk, ia membayar harga grosir. Ini adalah biaya yang lebih rendah karena volume pembelian produk. Umumnya, semakin besar distributornya, semakin banyak diskon volume yang bisa didapat untuk produk tertentu. Fenomena ini dapat mempersulit distributor ritel yang lebih kecil untuk bersaing karena mereka akhirnya membayar lebih untuk persediaan mereka.
Distributor eceran menerima barang dan kemudian memberi harga. Pabrikan dapat menetapkan harga yang disarankan untuk distributor menjual produk. Atau, distributor dapat menetapkan harga mereka sendiri untuk item tertentu. Distributor eceran selalu menetapkan harga barang pada jumlah dolar yang lebih tinggi daripada yang mereka bayarkan untuk barang tersebut. Beginilah cara distributor menghasilkan uang. Beberapa produsen akan menetapkan batas harga yang tidak dapat dilampaui oleh produsen atau tidak dapat diturunkan di bawahnya untuk mengontrol distribusi dan reputasi merek produk tertentu.
Konsumen kemudian membeli barang tersebut dari distributor eceran dengan harga yang lebih tinggi, atau markup. Konsumen yang ingin menghindari membayar premi ini karena menggunakan perantara dapat mempertimbangkan untuk membeli barang melalui penjualan langsung atau langsung dari barang pabrikan. Namun hal ini tidak mungkin terjadi pada semua barang konsumsi.
Pengecer mungkin memiliki perjanjian di mana mereka diizinkan untuk mengembalikan barang yang tidak terjual ke produsen dalam keadaan tertentu. Hal ini biasa terjadi di industri toko buku, misalnya, di mana toko buku dapat mengembalikan salinan buku yang tidak terjual. Dalam situasi lain, setelah distributor membeli barang, itu adalah miliknya untuk dijual. Jika produk tidak terjual pada harga yang ditandai, pengecer kemudian harus melikuidasi barang tersebut dengan harga yang lebih rendah untuk menutup sebagian atau seluruh biaya investasinya dalam pembelian produk.