Seorang direktur pengadaan bertanggung jawab untuk mengembangkan dan menerapkan kebijakan perusahaan, memberikan nasihat ahli tentang semua keputusan pembelian dan kontrak, menegosiasikan pembelian besar, dan menanggapi setiap klaim terkait pelanggaran hukum kontrak. Pengadaan adalah istilah lain untuk pembelian barang dan jasa. Direktur pengadaan biasanya melapor kepada chief financial officer atau controller, yang biasanya berarti bahwa departemen tersebut dianggap sebagai bagian dari jasa keuangan.
Pelatihan yang direkomendasikan untuk menjadi direktur pengadaan mencakup program pendidikan pasca sekolah menengah empat tahun dalam bisnis, akuntansi, atau pembelian. Peran direktur pengadaan biasanya dicapai setelah minimal 10 tahun pengalaman bekerja sebagai petugas pengadaan atau manajer. Ada beberapa asosiasi pengadaan yang memberikan pelatihan tambahan dan penunjukan profesional kepada kandidat. Sebutan ini berbeda di setiap negara bagian dan diberikan berdasarkan kombinasi pendidikan dan pengalaman.
Tanggung jawab utama direktur pengadaan adalah strategis dan terkait tata kelola. Dia diharapkan untuk menentukan serangkaian kebijakan dan prosedur yang menjadi dasar untuk semua interaksi antara perusahaan dan pemasok. Tingkat persetujuan internal, penerbitan pesanan pembelian, syarat dan ketentuan, dan serangkaian item terkait ditentukan oleh direktur pengadaan.
Hukum kontrak cukup rumit, dan sebagian besar berhubungan langsung dengan kontrak “A” dan “B.” Kedua jenis kontrak ini digunakan untuk menjelaskan kesepakatan awal dan lisan antara pembeli dan penjual, dan kesepakatan akhir tertulis. Keduanya mengikat secara hukum, dan tindakan serta komunikasi yang terjadi antara kedua tanggal ini sangat penting dalam setiap proses penyelesaian sengketa. Adalah tanggung jawab direktur pengadaan untuk mengetahui keputusan hukum terbaru, dan memberikan nasihat ahli kepada perusahaan, berdasarkan informasi tersebut.
Pembelian dalam jumlah besar biasanya dinegosiasikan oleh direktur, atas nama perusahaan. Negosiasi ini biasanya kontrak multi-tahun dengan nilai dolar yang signifikan. Direktur bertanggung jawab untuk bertemu dengan sumber daya internal untuk menentukan persyaratan mereka, membahas anggaran, waktu, tanggal pengiriman, dan item lain yang harus disertakan dalam kontrak. Tergantung pada industrinya, direktur pembelian mungkin tidak memiliki otorisasi tanda tangan akhir untuk kontrak besar. Struktur organisasi mungkin memerlukan persetujuan akhir dari kontrak apa pun oleh dewan direksi, kepala keuangan, atau presiden perusahaan.
Jika ada perselisihan bisnis yang terkait dengan kontrak atau pembelian, direktur pembelian bertanggung jawab untuk peninjauan awal. Banyak perselisihan dapat diselesaikan melalui negosiasi yang terampil sebelum menjadi masalah hukum. Setiap tuntutan hukum yang diajukan terkait dengan hukum kontrak ditinjau oleh direktur pembelian untuk masukan dan komentar sebelum ditinjau oleh pengacara firma.