Dialer otomatis menghubungkan telepon, telepon seluler dan jaringan pager dan entitas individu yang terkandung di dalamnya melalui integrasi telepon komputer (CTI). Komputer yang dilengkapi dengan perangkat lunak pemanggilan otomatis, saluran telepon, papan telepon atau modem dan daftar nomor telepon dapat diprogram untuk berfungsi sebagai pemanggil otomatis. Voice over Internet Protocol (VoIP) dapat digunakan sebagai pengganti modem atau saluran telepon untuk mengurangi biaya operasional.
Panggilan otomatis telah memperoleh reputasi negatif karena hubungannya dengan telemarketer, perwakilan penjualan, dan penagih utang. Meskipun banyak digunakan di pusat panggilan, dialer otomatis juga memiliki kegunaan yang kurang dipublikasikan. Kantor dokter, sistem sekolah, maskapai penerbangan, politisi, restoran, penegak hukum, hotel, organisasi nirlaba, dan bisnis yang telah menjalin hubungan sebelumnya dengan orang yang dipanggil sering menggunakan dialer otomatis untuk menyampaikan pesan penting. Saat digunakan oleh entitas ini, mereka dapat memberi tahu warga tentang pemberitahuan, berfungsi sebagai pengingat, atau memberikan konfirmasi.
Apa yang terjadi ketika seseorang menjawab panggilan yang dilakukan oleh dialer otomatis ditentukan oleh pemrograman dialer. Orang yang dipanggil mungkin terhubung ke operator langsung, dapat mendengarkan pesan yang direkam sebelumnya, diminta untuk merespons dalam pesan suara atau disediakan pohon telepon dengan rute lain-lain untuk diambil. Dialer dilengkapi untuk melakukan fungsi latar depan ini tetapi juga dapat menyelesaikan tugas-tugas latar belakang seperti memperbarui status panggilan untuk mengawasi operator atau memecahkan algoritme untuk memprediksi ketersediaan operator berikutnya.
Teknologi dialer otomatis memungkinkan pemrograman informasi khusus orang. Misalnya, teknologi text-to-speech memungkinkan komputer mencari nama seseorang dan informasi pribadi lainnya sebelum menggabungkannya ke dalam template suara dan menerjemahkannya ke dalam pesan lisan. Inilah yang membuat pesan yang direkam sebelumnya yang berisi nama seseorang, waktu dan pemberitahuan umum menjadi mungkin.
Bisnis menghemat uang, waktu dan sumber daya dengan menggunakan dialer otomatis. Alih-alih membayar karyawan untuk menelepon setiap nomor telepon pada daftar yang disediakan dan meminta tanggapan, pemanggil otomatis menelepon atas nama karyawan dan memastikan bahwa orang yang sebenarnya menjawab sebelum mengalihkannya ke operator langsung. Bisnis yang menggunakan siaran suara untuk menyalakan dialer otomatis dapat dengan mudah memutar pesan ketika seseorang menjawab telepon atau dapat memilih untuk menggunakan respon suara interaktif (IVR), sebuah aplikasi yang memberikan instruksi kepada orang yang dipanggil dan tombol yang ditentukan untuk menekan tergantung pada keputusan mereka untuk melanjutkan dengan panggilan.
Dialer otomatis bukanlah teknologi satu ukuran untuk semua; mereka dapat disesuaikan untuk mencerminkan kebutuhan bisnis atau organisasi yang menggunakannya. Pratinjau, progresif, prediktif, dan panggilan “pintar” semuanya menyediakan opsi perampingan. Fitur-fitur ini memberikan kesempatan kepada operator langsung yang menunggu untuk meninjau informasi dan memilih skrip dan menjamin bahwa mereka hanya terhubung dengan orang-orang yang benar-benar tertarik dengan informasi yang mereka sajikan. Jika pemanggil otomatis mendeteksi mesin penjawab di ujung lain saluran, koneksi ke operator langsung dapat dilewati dan pesan yang direkam sebelumnya ditinggalkan. Namun, terlepas dari teknologi canggih dan aplikasi yang berguna, tidak ada dialer otomatis yang mampu membedakan orang hidup dari pesan mesin penjawab dengan akurasi yang lengkap.