Departemen korporasi negara disebut sebagai “Departemen Korporasi,” “Divisi Korporasi,” atau “Divisi Korporasi,” tergantung pada negara bagian mereka berada. Sekretaris Negara mengawasi departemen, yang merupakan penjaga hukum untuk semua perusahaan dan badan usaha lain yang dibentuk dan terdaftar di negara. Jika publik membutuhkan akses ke catatan perusahaan, departemen perusahaan negara bagian memiliki wewenang dan kemampuan untuk memberikan sertifikat dan salinan arsip perusahaan yang disegel yang diperlukan dan dipelihara oleh departemen tersebut.
Tugas dan tanggung jawab utama departemen perusahaan negara adalah untuk melisensikan kegiatan bisnis di negara bagian dan untuk memelihara catatan. Semua bentuk bisnis dilisensikan oleh departemen, termasuk perusahaan nirlaba dan perusahaan asing yang melakukan bisnis di negara bagian. Tugas sekunder beberapa departemen perusahaan negara adalah mengatur transaksi keuangan, seperti pertukaran sekuritas. Bisnis yang menjual produk dan layanan keuangan tertentu juga diatur, termasuk perencana keuangan dan pialang sekuritas. Beberapa negara bagian tidak memiliki kekuatan pengaturan, tetapi hanya bertanggung jawab untuk memelihara catatan.
Pendaftaran merek dagang dan merek layanan di tingkat negara bagian diajukan dan disetujui oleh departemen perusahaan negara bagian. Pemilik bisnis dapat melindungi merek mereka dengan mendaftarkan merek dagang mereka ke negara. Dalam gugatan pelanggaran merek dagang, ini akan menjadi bukti kunci untuk membuktikan siapa yang memiliki merek dagang. Pemilik bisnis juga dapat mendaftarkan nama bisnis fiktif ke departemen.
Beberapa negara mengizinkan bisnis untuk menunjuk Sekretaris Negara sebagai agen untuk menerima layanan proses. Jika seseorang mengajukan gugatan terhadap bisnis, mereka dapat melayani keluhan di departemen korporasi. Departemen selanjutnya akan mengirimkan salinan pengaduan ke alamat terakhir perusahaan yang diketahui.
Banyak departemen perusahaan negara mengizinkan publik untuk mencari catatan bisnis dan nama bisnis di situs web yang mereka kelola. Bisnis pemula dapat memeriksa situs web untuk melihat apakah nama bisnis mereka digunakan oleh bisnis lain di negara bagian tersebut. Bisnis juga dapat membayar dan mengajukan laporan tahunan dan pengajuan yang diwajibkan oleh undang-undang negara bagian sesuai dengan jenis bisnisnya. Perusahaan dapat kehilangan “reputasi baik” mereka dalam keadaan jika mereka tidak memenuhi persyaratan pengarsipan tahunan mereka. Beberapa departemen mengizinkan pemilik bisnis untuk membayar pajak perusahaan yang terutang.
Departemen perusahaan negara sering kali menyediakan sumber daya dan informasi berharga di situs web mereka, yang dapat membantu saat merencanakan bisnis. Fungsi pencarian nama sering tersedia secara online, tetapi pegawai juga dapat mencari ketersediaan nama bisnis dengan biaya tertentu.