Tawaran sampel adalah dokumen perwakilan yang menguraikan bagaimana vendor atau pemasok dapat memenuhi kebutuhan perusahaan. Tawaran adalah proses umum di industri manufaktur, konstruksi dan produksi. Vendor dan pemasok mencakup informasi yang berkaitan dengan bahan dan tenaga kerja yang digunakan perusahaan untuk memproduksi barang dan jasa konsumen. Contoh tawaran juga ditemukan di proyek-proyek pemerintah. Banyak pemerintah membuat kontrak dengan bisnis swasta untuk menyelesaikan infrastruktur, pertahanan, atau proyek besar lainnya. Proses penawaran dapat memberi pemerintah dan bisnis produk terbaik untuk sumber daya atau layanan ekonomi.
Vendor dan pemasok menggunakan tawaran sampel untuk mendapatkan kaki mereka di pintu instansi pemerintah dan bisnis lainnya. Tawaran ini biasanya tidak memberikan informasi yang berkaitan dengan proyek tertentu. Vendor dan pemasok hanya memberi perusahaan daftar harga bahan atau tenaga kerja yang relevan yang tersedia untuk digunakan. Organisasi bisnis yang lebih besar juga dapat memberikan penawaran sampel ke luar negeri dan pasar ekonomi internasional.
Sebuah tawaran sampel dapat lisan atau tertulis. Pemilik bisnis biasanya menggunakan tawaran lisan saat bertemu dengan perusahaan untuk menawarkan sumber daya ekonomi atau layanan lainnya. Tawaran lisan jauh lebih tidak dapat diandalkan daripada tawaran tertulis. Banyak bisnis, lembaga pemerintah, dan negara asing meminta contoh penawaran tertulis dari vendor dan pemasok. Tawaran tertulis memberikan dokumen dengan harga yang ditetapkan yang tidak dapat diingkari oleh vendor dan pemasok. Bisnis dan lembaga pemerintah dapat membandingkan penawaran tertulis dengan vendor dan pemasok saat ini untuk mencapai harga terbaik.
Tawaran sampel biasanya tidak mengikuti format tertentu. Vendor dan pemasok dapat membuat daftar informasi dengan cara terbaik, tergantung pada siapa yang menerima penawaran. Vendor dan pemasok dapat memutuskan untuk menyajikan contoh penawaran dalam format yang akrab dengan bisnis dan lembaga pemerintah. Sebagian besar industri dan sektor bisnis menggunakan format standar untuk contoh proses penawaran.
Bisnis yang terkesan dengan tawaran sampel biasanya akan memberi vendor dan pemasok undangan untuk menawar. Undangan untuk menawar memungkinkan vendor dan pemasok untuk mengajukan penawaran pada proyek tertentu. Sekali lagi, undangan untuk menawar bukanlah penawaran khusus dari bisnis yang meminta sumber daya atau layanan eksklusif dari vendor atau pemasok. Proses penawaran memungkinkan vendor dan pemasok untuk bersaing dengan perusahaan lain untuk mencapai bisnis. Bisnis dapat meminta informasi tambahan dari contoh penawaran atau undangan untuk menawar. Proses negosiasi cukup umum di industri atau sektor bisnis yang menggunakan proses penawaran.