Catatan administratif adalah segala jenis dokumen yang terkait dengan cara-cara di mana suatu organisasi dikelola atau dijalankan. Profesional menyimpan catatan administratif sehingga mereka mungkin memiliki riwayat operasi, rapat, klien, dan keuangan. Dalam beberapa kasus, catatan administratif mungkin diperlukan untuk tujuan hukum. Dokumen-dokumen ini sering disimpan secara elektronik. Namun, ketika catatan administrasi resmi diperlukan, para profesional mungkin mencetak dokumen di atas kertas yang diberi tanda air atau disegel untuk menunjukkan bahwa itu adalah catatan resmi.
Seorang manajer bisnis mungkin menggunakan catatan administratif untuk membuat keputusan keuangan. Misalnya, jika dia merencanakan berapa banyak anggaran untuk proyek tertentu, dia mungkin mengakses catatan untuk mempelajari berapa banyak yang dihabiskan di masa lalu. Catatan administrasi keuangan juga dapat digunakan dalam proses audit yang dilakukan secara internal untuk tujuan perencanaan keuangan atau secara eksternal oleh badan pengatur.
Hal ini juga umum untuk catatan administrasi disimpan untuk tujuan manajemen fasilitas. Dalam skenario ketika seorang manajer harus mengawasi fasilitas untuk memastikan bahwa mereka mematuhi peraturan keselamatan dan kesehatan, catatan dapat membantu untuk membuktikan bahwa dia mengambil tindakan pencegahan yang diperlukan. Jika kecelakaan terjadi di fasilitas, seorang manajer dapat membuat catatan administratif yang diperlukan untuk menunjukkan bahwa dia tidak bertanggung jawab atas segala kerusakan atau kejadian cedera tubuh.
Catatan administrasi bisa menjadi sangat penting dalam hal mengikuti kontrak. Jika seseorang dituduh berperilaku dengan cara yang bertentangan dengan ketentuan kontrak, tindakan hukum dapat terjadi. Dalam hal ini, catatan administratif dapat digunakan untuk membuktikan seseorang tidak bersalah atau bersalah.
Catatan administratif sering digunakan dalam kasus ketika bisnis atau lembaga dituduh beroperasi dengan cara yang merusak lingkungan atau kesehatan atau keselamatan publik. Dalam kasus ini, seorang hakim mungkin mengharuskan organisasi menyerahkan catatan administrasinya. Sebuah catatan, dalam skenario ini, mungkin menjadi jejak kertas yang membantu pejabat hukum untuk memahami langkah-langkah yang diambil organisasi. Hakim dapat menggunakan dokumen-dokumen ini untuk menentukan apakah suatu organisasi berperilaku jahat atau berubah-ubah.
Catatan administratif dapat disimpan oleh setiap profesional dalam organisasi yang memiliki akses ke informasi mengenai keputusan manajerial. Dalam beberapa kasus, manajer dan eksekutif mungkin mempekerjakan asisten yang menyimpan catatan rapat dan tindakan yang dilakukan. Pekerjaan yang dilacak secara digital, seperti transaksi keuangan dan entri data, juga dapat digunakan dalam catatan administrasi.