Sebuah buku rekening berisi catatan transaksi untuk rekening komersial. Sistem akuntansi entri ganda yang digunakan oleh organisasi komersial melibatkan banyak buku besar atau buku, termasuk buku besar dan jurnal umum. Secara kolektif, buku besar ini disebut sebagai buku, istilah singkat untuk pembukuan. Satu buku akun dapat merujuk ke salah satu dari banyak buku yang digunakan dalam proses akuntansi.
Terutama, penggunaan istilah “buku akun” yang paling umum mengacu pada buku besar yang digunakan dalam sistem akuntansi entri ganda. Buku besar berisi semua akun yang digunakan oleh suatu organisasi, bersama dengan saldo akun tersebut saat ini. Perubahan pada akun ini memerlukan entri untuk mencatat transaksi, membuat catatan berkelanjutan dari sejarah keuangan organisasi. Jenis buku besar dan buku akun lainnya termasuk jurnal umum, buku besar biaya, dan buku besar pembantu, tergantung pada sistem akuntansi tertentu yang dipilih. Setiap buku sesuai dengan definisi pembukuan, meskipun istilah ini lebih jarang digunakan untuk buku-buku ini.
Dalam akuntansi entri ganda, buku besar adalah salah satu dari banyak komponen pencatatan yang digunakan bersama-sama dengan buku-buku lain dalam sistem akuntansi komersial. Informasi dari buku besar dibawa ke laporan keuangan untuk organisasi pada akhir periode akuntansi. Transaksi dicatat karena berhubungan dengan saldo akun dalam buku besar, tetapi catatan ini hanya mencerminkan kredit atau debit ke akun yang terdaftar. Informasi rinci tentang transaksi tertentu dicatat melalui entri jurnal di jurnal umum.
Buku catatan rumah akun yang menunjukkan perubahan pada berbagai akun komersial yang digunakan oleh suatu organisasi. Akun-akun ini menunjukkan perubahan saldo untuk aset, kewajiban, dan beban. Untuk akuntansi entri ganda, jurnal umum mencatat transaksi spesifik yang melibatkan setidaknya dua akun yang terpengaruh, satu dengan kredit dan satu lagi dengan debit. Saldo akun baru yang diambil dari transfer informasi jurnal umum ke buku besar sebagai entri ringkasan.
Sebuah contoh dapat membantu menjelaskan bagaimana pembukuan digunakan. Pembelian peralatan kantor menghasilkan pengurangan kas dan peningkatan akun aset untuk peralatan kantor. Transaksi spesifik, akun yang terpengaruh, dan notasi tentang transaksi masing-masing menjamin entri pada baris terpisah dalam jurnal umum. Kenaikan atau penurunan untuk setiap akun kemudian ditransfer ke buku akun utama, buku besar. Pada akhir periode akuntansi, saldo buku besar dipindahkan ke laporan keuangan seperti neraca, laporan laba rugi, dan laporan ekuitas pemilik.