Buku besar pembantu digunakan dalam akuntansi untuk melacak detail yang terkait dengan akun buku besar umum. Ini umumnya merupakan akun atau grup akun terkait yang sesuai dengan item baris individual dalam buku besar umum. Buku besar pembantu memungkinkan perusahaan untuk mencatat rincian seperti pembayaran pelanggan atau riwayat pembelian tanpa mengacaukan buku besar. Tanpa buku besar pembantu, buku besar harus memasukkan begitu banyak informasi sehingga tidak mungkin untuk digunakan.
Akun buku besar adalah catatan utama untuk bisnis. Akun untuk aset, kewajiban, dan pendapatan semuanya bisa menjadi akun buku besar umum. Dalam arti praktis, buku besar seperti ringkasan; itu memberikan total tetapi tidak perincian dari mana uang itu berasal atau bagaimana uang itu dapat dipecah menjadi komponen-komponen individual. Setiap buku besar yang merangkum akun buku besar pembantu disebut akun kontrol atau akun induk.
Akun kontrol memberikan gambaran keseluruhan, tetapi akun anak perusahaan memberikan rinciannya. Akun-akun pembantu bukan bagian dari buku besar. Sebaliknya, mereka mengizinkan perusahaan untuk memantau komponen individual dari akun kontrol. Misalnya, akun kontrol mungkin mencantumkan pendapatan sebesar $5,000. $5,000 itu mungkin sudah termasuk beberapa cek dari beberapa pelanggan yang berbeda. Buku besar pembantu akan memiliki akun individu untuk setiap pelanggan untuk melacak berapa banyak setiap pelanggan individu dibayar dan apa yang mereka bayar.
Sebuah perusahaan hanya akan memiliki satu buku besar untuk setiap jenis akun, tetapi dapat memiliki buku besar pembantu sebanyak yang dibutuhkan untuk melacak detailnya. Beberapa perusahaan mungkin memiliki ratusan atau bahkan ribuan rekening anak perusahaan tergantung pada basis pelanggan mereka, berapa banyak kreditur yang mereka miliki, dan rincian lainnya. Jumlah buku besar pembantu sama dengan total saldo pada akun buku besar atau dengan total saldo kelompok buku besar pembantu yang terkait dengannya.
Selain menjaga agar perusahaan tetap teratur, buku besar pembantu juga dapat membantu mengendalikan arus informasi. Personil layanan pelanggan dapat memiliki akses ke buku besar pembantu atau kelompok buku besar tertentu untuk melihat riwayat pembelian pelanggan dan pola pembelian tanpa memiliki akses ke semua informasi keuangan perusahaan. Sementara itu, akuntan perusahaan dapat melakukan pekerjaan sehari-hari mereka di buku besar tanpa harus membaca detail buku besar pembantu.