Buku besar hutang adalah daftar akun dengan informasi yang berkaitan dengan uang yang terutang kepada vendor, pemasok, dan bisnis lainnya. Perusahaan menggunakan buku besar ini untuk memisahkan kewajiban keuangan jangka pendek dari bagian utama buku besar. Perusahaan dapat memiliki beberapa akun keuangan yang berbeda dalam buku besar hutang mereka, tergantung pada ukuran bisnis mereka. Perusahaan yang lebih besar biasanya mempekerjakan pegawai akuntansi untuk mengelola informasi hutang dagang mereka.
Hutang adalah proses yang sangat siklus dalam sistem akuntansi perusahaan. Pegawai akuntansi harus sering menyaring sejumlah besar dokumen saat mengelola buku besar utang usaha. Dokumen hutang usaha eksternal termasuk faktur vendor atau pemasok, tagihan bulanan dan dokumen lain yang meminta pembayaran untuk barang atau jasa. Informasi dari dokumen eksternal ini terkandung dalam buku besar hutang perusahaan. Sebagian besar perusahaan menetapkan tanggal jatuh tempo pembayaran untuk dokumen eksternal ini. Pengendali dan pengawas akuntansi akan menjalankan jadwal dari sistem hutang perusahaan untuk menentukan faktur mana yang saat ini memerlukan pembayaran.
Perusahaan juga menggunakan dokumen internal untuk mengelola informasi hutang usaha. Pesanan pembelian adalah dokumen internal yang paling umum yang berkaitan dengan sistem hutang perusahaan. Pesanan pembelian berisi informasi spesifik mengenai pembelian resmi untuk barang atau jasa. Informasi ini terkandung dalam buku besar hutang perusahaan sehingga pegawai akuntansi dapat mencocokkan faktur vendor dengan pesanan pembelian. Mencocokkan faktur vendor dengan pesanan pembelian internal memastikan perusahaan memiliki semua dokumen yang diperlukan untuk membandingkan dan meninjau item hutang usaha. Pesanan pembelian juga mewakili pengendalian internal untuk mencocokkan jumlah barang yang diterima, jumlah dolar untuk produk, dan informasi lain yang sesuai dengan informasi yang telah disepakati sebelumnya.
Buku besar perusahaan biasanya akan mencakup total keseluruhan dari buku besar hutang perusahaan. Informasi dalam buku besar perusahaan digunakan untuk membuat laporan keuangan perusahaan. Daripada memasukkan sejumlah besar informasi yang berkaitan dengan operasi bisnis, perusahaan menggunakan sub-buku besar (seperti utang usaha) untuk menyimpan informasi rinci di luar buku besar. Perusahaan akan menyusun laporan keuangan pada setiap akhir periode akuntansi berdasarkan informasi yang terdapat dalam buku besar.
Informasi hutang usaha tercantum di neraca perusahaan. Karena hutang usaha adalah kewajiban kewajiban keuangan, akun biasanya akan membawa saldo kredit. Akun dengan saldo kredit dalam akuntansi termasuk dalam informasi kewajiban perusahaan di neraca mereka. Hutang usaha merupakan kewajiban jangka pendek dan biasanya akan dicantumkan dalam kewajiban lancar perusahaan. Pemangku kepentingan bisnis eksternal sering membandingkan kewajiban keuangan jangka pendek perusahaan dengan aset jangka pendek. Perbandingan ini akan membantu pemangku kepentingan menentukan apakah perusahaan memiliki cukup uang untuk piutang guna membayar utang usaha mereka.