Biaya penggajian adalah biaya yang terkait dengan persiapan dan distribusi penggajian sebagai bagian dari kompensasi kepada karyawan untuk layanan mereka. Ada beberapa elemen kunci yang diklasifikasikan sebagai biaya penggajian selain jumlah sebenarnya dari gaji bersih yang diteruskan ke karyawan. Beberapa di antaranya berkaitan dengan tenaga kerja dan bahan yang digunakan dalam persiapan penggajian, sementara biaya lainnya berkaitan dengan kepatuhan terhadap peraturan pemerintah tentang pemotongan. Biaya tambahan seperti pemberian insentif dan tunjangan kepada karyawan juga dianggap sebagai contoh biaya penggajian.
Biaya penggajian yang paling dasar adalah jumlah uang tunai yang dibayarkan kepada karyawan. Jumlah ini terdiri dari apa yang tersisa setelah pemotongan yang diperlukan telah dipotong dari gaji atau upah karyawan. Angka tersebut juga dapat mencakup komisi atau pembayaran bonus yang harus dibayarkan kepada karyawan, dikurangi pajak atau pemotongan lainnya yang mungkin berlaku.
Seiring dengan gaji bersih yang diberikan kepada karyawan, biaya penggajian juga termasuk pajak yang dipotong atas nama karyawan. Pajak ini dapat mencakup pajak federal, negara bagian, dan lokal, tergantung pada struktur pajak yang berlaku di wilayah tempat bisnis berada. Perusahaan biasanya dibebankan dengan menghitung jumlah pajak pemberi kerja yang harus diserahkan bersama dengan jumlah yang dipotong untuk karyawan, menggunakan rumus yang disediakan oleh agen pajak yang berlaku.
Contoh lain dari biaya penggajian berkaitan dengan program kesehatan dan pensiun yang diberikan kepada karyawan sebagai bagian dari kompensasi mereka. Dalam beberapa situasi, biaya asuransi kesehatan dibagi dengan karyawan, dengan persentase dari total biaya dipotong dari gaji kotor karyawan, dan sisanya dibayar oleh majikan. Pendekatan yang sama dapat digunakan dalam mendanai program pensiun, dengan karyawan dan pemberi kerja memberikan kontribusi setiap siklus pembayaran. Ada bisnis yang menyerap seluruh biaya penyediaan asuransi kesehatan, pensiun, dan manfaat lainnya, memilih untuk tidak menahan sebagian biaya dari gaji karyawan.
Seiring dengan berbagai pemotongan dan pengeluaran, biaya penggajian juga mencakup biaya aktual yang terlibat dalam mempersiapkan dan memelihara catatan penggajian. Biaya tenaga kerja yang terlibat adalah contoh dari biaya tambahan ini. Dalam hal fungsi penggajian dialihdayakan, setiap biaya yang dinilai oleh layanan penggajian dianggap sebagai biaya penggajian. Saat ini, banyak perusahaan memilih untuk menggunakan layanan pemrosesan penggajian sebagai sarana untuk menjaga biaya keseluruhan penggajian serendah mungkin.