Beban asuransi merupakan pembayaran premi asuransi yang berkaitan dengan polis bisnis. Banyak jenis polis asuransi yang umum dalam bisnis. Tanggung jawab umum, asuransi jiwa eksekutif, bangunan, peralatan, dan jenis lainnya tersedia untuk perusahaan. Beban asuransi memiliki saldo debit normal, karena merupakan akun beban. Perusahaan biasanya akan mendebit biaya dan mengkredit uang tunai setiap kali mereka membayar premi asuransi mereka. Perusahaan juga dapat memiliki asuransi prabayar, yang terjadi ketika mereka membayar polis asuransi secara penuh.
Asuransi dibayar di muka adalah aset lancar, dilaporkan di neraca perusahaan. Ketika sebuah perusahaan membeli polis asuransi secara penuh — seperti 12 bulan —, itu akan mendebit rekening asuransi prabayar dan mengkredit rekening kas perusahaan. Hal ini mencerminkan bahwa sebagian dari polis asuransi memiliki sisa masa manfaat. Pelaporan yang akurat mengharuskan perusahaan untuk mencantumkan polis sebagai aset dan beban setiap bagian yang dibayarkan sepanjang umur polis. Biaya asuransi, sekali lagi, adalah nilai premi bulanan yang dibebankan terhadap polis.
Entri jurnal untuk asuransi dibayar di muka mirip dengan entri standar untuk beban asuransi. Saat mengakui beban untuk polis asuransi dibayar di muka, akuntan akan mendebit akun beban dan mengkredit asuransi dibayar di muka. Perusahaan akan mengakui biaya asuransi setiap bulan menggunakan proses ini, menciptakan aliran biaya dan pendapatan bersih yang merata. Entri ini paling umum untuk perusahaan-perusahaan yang menggunakan metode akuntansi akrual.
Aset lancar mewakili barang-barang yang perusahaan harapkan untuk digunakan dalam 12 bulan ke depan. Mereka sering kali merupakan aset paling likuid yang dimiliki perusahaan, artinya bisnis dapat mengubah aset menjadi uang tunai dengan cepat. Aset lancar umum termasuk uang tunai, piutang, persediaan dan biaya dibayar di muka. Polis asuransi seringkali merupakan salah satu biaya prabayar yang paling umum. Perusahaan akan membeli polis asuransi sebagai bagian dari rencana manajemen risiko mereka, mengharapkan kebutuhan uang tunai di masa depan jika terjadi peristiwa yang tidak menguntungkan.
Perusahaan mungkin memiliki beberapa akun biaya asuransi. Ini memberikan kejelasan tentang jumlah yang dikeluarkan setiap bulan untuk setiap polis asuransi, yaitu kewajiban umum atau kendaraan. Pemangku kepentingan sering lebih suka melihat pengeluaran ini terpisah sehingga mereka dapat menentukan berapa banyak yang ditawarkan setiap polis untuk kejadian yang tidak direncanakan. Meskipun beberapa akun pengeluaran mungkin ada, perusahaan hanya dapat menggunakan satu akun aset asuransi dibayar di muka. Penggunaan satu akun aset dimungkinkan, karena setiap polis asuransi dibayar di muka adalah aset dan jarang memerlukan pemisahan pada buku besar perusahaan untuk menentukan nilai setiap polis.