Dalam akuntansi, item koleksi adalah pembayaran tertunda yang belum dapat diterapkan ke entri jurnal yang ada karena tidak mewakili piutang kas yang nyata. Item koleksi dapat dibuat oleh berbagai keadaan, seperti utang yang telah jatuh tempo, cek buruk, dan surat perintah pemerintah, atau penundaan pembayaran pihak ketiga. Ketika item koleksi disajikan, perwakilan akuntansi memiliki dua pilihan: mengejar koleksi langsung atau menghapus item koleksi dan menerima kerugian.
Dalam kebanyakan kasus, item koleksi dibuat ketika pihak yang ditagih belum membayar faktur dalam jangka waktu saat faktur diterbitkan. Ini dianggap sebagai hutang yang jatuh tempo. Ini disebut sebagai persyaratan bersih dan dapat jatuh tempo pada saat diterima, bersih 10 hari atau lebih lama, tergantung pada persyaratan perusahaan yang mengeluarkan faktur. Item koleksi dapat diselesaikan hanya dengan mengirimkan pengingat untuk mencoba mendapatkan pembayaran dalam jumlah waktu yang wajar dan mencatatnya di buku besar akuntansi. Setelah pembayaran diterima, status akuntansi akan berubah menjadi hutang.
Kadang-kadang item koleksi dibuat ketika pembayaran cek tidak jelas untuk item yang beredar. Hal ini dapat terjadi ketika cek dikembalikan karena tidak ada dana yang cukup untuk menutupinya, atau ada penghentian pembayaran atau penangguhan yang ditempatkan pada cek oleh penerima pembayaran. Dalam hal ini, pembayaran harus disimpan dalam status penagihan sampai syarat pembayaran yang memuaskan dapat diatur oleh kedua belah pihak. Selain itu, setiap biaya bank yang dikeluarkan dapat diatur sebagai item koleksi lain dalam buku besar akuntansi dan dikreditkan kemudian.
Ketika surat perintah dikeluarkan untuk suatu rekening oleh bendahara pemerintah, barang ini harus dicatat sebagai barang koleksi dalam buku pembukuan. Waran menjamin bahwa sejumlah uang akan diterima di masa mendatang oleh lembaga pemerintah. Hal ini paling sering terjadi saat menunggu dana hibah atau ketika keputusan telah diberikan kepada pihak lain dan dana dialokasikan oleh kantor akuntan pengadilan.
Seringkali, perusahaan pemrosesan pihak ketiga menunda pembayaran dan menyebabkan item koleksi muncul dalam proses akuntansi. Agen pembayaran pihak ketiga ini dapat menyimpan dana dalam escrow untuk jangka waktu tertentu sampai semua persyaratan dipenuhi dalam perjanjian kerja-untuk-menyewa atau berbasis proyek. Atau, dana tersebut mungkin harus diproses secara internasional dengan nilai tukar yang ditentukan oleh setiap sisi proses. Dalam beberapa kasus, perusahaan pemrosesan pihak ketiga dapat berupa akun pedagang atau layanan pemrosesan pembayaran online. Ini dapat menyebabkan item koleksi hadir untuk sementara waktu, tetapi mudah diselesaikan setelah pembayaran selesai.