Back office call center adalah bagian dari call center yang dikhususkan untuk berbagai jenis kegiatan administrasi, dukungan, dan administrasi yang penting untuk fungsi bisnis. Seperti lingkungan back office lainnya, area operasi call center ini akan menangani masalah seperti pemeliharaan catatan perusahaan, pengelolaan hutang dan piutang yang terkait dengan operasi, dan bahkan pengelolaan tugas administrasi dasar yang membantu mempromosikan komunikasi antara departemen dan dengan pelanggan. Ketika operasi call center melibatkan penerimaan pesanan dari pelanggan, back office call center biasanya juga akan menangani tugas-tugas yang terkait dengan pemenuhan pesanan.
Sebagian besar fungsi yang terkait dengan back office call center sama dengan jenis operasi bisnis lainnya. Contoh yang baik dari fungsi-fungsi ini berkaitan dengan proses akuntansi. Bagian kantor ini akan mencakup departemen akuntansi yang bertugas mengelola hutang dan piutang operasi, termasuk pembuatan dan penerbitan faktur kepada pelanggan dan penerimaan pembayaran kepada pelanggan tersebut. Bergantung pada jenis call center yang terlibat, upaya akuntansi dapat fokus pada persiapan dan pengiriman faktur ke perusahaan lain yang mengalihdayakan fungsi tertentu ke call center, atau bekerja dengan departemen akuntansi untuk perusahaan yang memiliki dan mengoperasikan call center itu sendiri. tujuan internal.
Bukan hal yang aneh jika back office call center yang dioperasikan semata-mata untuk kepentingan perusahaan tertentu juga terlibat dalam proses pemenuhan pesanan. Di sini, pusat panggilan menerima pesanan dan meneruskannya ke pusat pemenuhan. Dari sana, produk disiapkan untuk pengiriman ke klien, termasuk pengepakan barang dan penjadwalan pengiriman dengan layanan kurir atau jenis entitas pengiriman lainnya. Rinciannya kemudian diteruskan ke departemen akuntansi, yang dapat menagih pesanan ditambah pengiriman tepat waktu.
Rentang fungsi yang tepat yang ditangani oleh back office call center akan tergantung pada sifat bisnis yang terlibat serta bagaimana perusahaan itu terstruktur. Untuk sebagian besar, semua jenis kegiatan administratif dan dukungan yang dilakukan oleh pusat akan dianggap sebagai fungsi back office. Ketika salah satu fungsi tersebut terganggu karena alasan apa pun, efeknya pada operasi kantor tengah dan depan pusat panggilan dapat terpengaruh secara signifikan, menyebabkan banyak kesulitan untuk operasi secara keseluruhan.