Seorang asisten manajer administrasi mengawasi kinerja pekerjaan asisten administrasi di tempat kerja. Asisten administrasi melakukan berbagai tugas kantor, termasuk tugas resepsionis dan administrasi. Manajer asisten administrasi mengawasi pelatihan asisten administrasi baru, menetapkan tugas mereka, membuat jadwal staf, mengumpulkan lembar waktu karyawan, dan menyelesaikan berbagai tugas lain yang membuat kantor berjalan lancar.
Asisten manajer administrasi umumnya bekerja di kantor besar di rumah sakit, sekolah, kantor hukum, dan perusahaan. Jenis operasi skala besar ini biasanya memerlukan beberapa asisten administrasi pada staf, dan karyawan ini memerlukan beberapa pengawasan. Misalnya, sebuah universitas mungkin memiliki satu atau lebih asisten administrasi per departemen. Asisten manajer administrasi mungkin diminta untuk mengawasi kelompok departemen atau untuk mengelola kegiatan semua asisten di kampus.
Asisten manajer administrasi juga dapat melakukan tugasnya secara online, dalam kapasitas virtual. Pendekatan ini sangat berguna ketika sebuah perusahaan atau lembaga memiliki kantor di beberapa lokasi. Manajer asisten administrasi virtual biasanya harus fasih dalam komunikasi online untuk dapat bekerja secara efisien dan efektif sebagai karyawan telecommuting.
Jalan menuju posisi asisten manajer administrasi biasanya mengikuti salah satu dari dua kursus. Banyak asisten manajer administrasi mulai sebagai asisten administrasi, sekretaris, atau manajer kantor. Ketika bisnis tempat mereka bekerja tumbuh, atau posisi terbuka melalui pengurangan, mereka dapat dipromosikan ke status manajemen sebagai pengakuan atas keterampilan organisasi, produktivitas, dan kemampuan mereka untuk mengawasi orang lain. Jalur yang kurang umum untuk karier asisten manajer administrasi lebih ramping. Sekolah kejuruan, community college, dan beberapa universitas menawarkan program yang dirancang khusus untuk mengajarkan pengetahuan dan keterampilan yang diperlukan bagi lulusan untuk mendapatkan posisi asisten manajer administrasi tanpa menaiki tangga pekerjaan.
Untuk mengawasi asisten administrasi, baik di lokasi atau melalui koneksi Internet atau intranet, seorang manajer asisten administrasi harus memahami dengan baik tugas staf mereka. Ini sering termasuk mengetik, mengajukan, menjawab telepon multi-saluran, dan menyebarkan informasi resmi. Tugas lainnya meliputi memesan persediaan, menyimpan inventaris, dan memelihara peralatan kantor, seperti mesin fotokopi dan printer. Asisten manajer administrasi juga melatih dan menginstruksikan asisten dalam pedoman keselamatan dan etiket karyawan yang tepat.
Seorang manajer asisten administrasi umumnya menghasilkan lebih dari asisten administrasi akan, terutama karena tanggung jawab tambahan pekerjaan. Selain kemampuan untuk menjalankan semua fungsi asisten administrasi, seorang manajer harus dapat mematuhi dan melaksanakan persyaratan dan peraturan sumber daya manusia, mengumpulkan dan menyebarkan data yang relevan, mewawancarai, mempekerjakan dan memecat karyawan, dan menciptakan yang seringkali kompleks. jadwal kerja dan liburan. Beberapa asisten manajer administrasi juga bertindak sebagai sekretaris pribadi eksekutif, serta manajer kantor.