Seorang asisten administrasi tingkat pemula adalah seorang profesional yang membantu dalam tanggung jawab administrasi kantor yang lebih mendasar. Seorang asisten administrasi tingkat pemula biasanya salah satu dari setidaknya dua profesional administrasi di dalam kantor, dan menangani banyak pekerjaan berat tugas-tugas administrasi yang mungkin direncanakan dan dikoordinasikan oleh seorang profesional administrasi senior. Asisten ini juga dapat berfungsi sebagai resepsionis organisasi, menyapa pengunjung dan menerima panggilan masuk, serta perwakilan layanan pelanggan atau petugas entri data, memberikan dukungan administratif dasar bagi organisasi.
Ketika sebagian besar iklan pekerjaan mengacu pada tanggung jawab administratif dasar atau tingkat awal, mereka umumnya mencakup tugas-tugas seperti membuka dan mendistribusikan surat, mencetak, menyusun dan menyalin dokumen, pengarsipan, dan pengetikan. Seorang asisten administrasi tingkat pemula juga biasanya adalah anggota staf yang bertanggung jawab untuk menyediakan minuman untuk rapat, yang mungkin termasuk memesan dan mengambil makan siang atau membuat kopi dan teh. Menjalankan tugas, mengambil perlengkapan kantor, dan tanggung jawab tipe magang lainnya juga dapat menjadi bagian dari posisi asisten administrasi tingkat pemula.
Salah satu fungsi utama asisten administrasi tingkat pemula adalah memberikan dukungan kepada profesional administrasi lainnya di dalam kantor, seperti manajer kantor, asisten administrasi senior, atau asisten eksekutif. Ini mungkin berarti membantu menginventarisasi perlengkapan kantor dan menempatkan pesanan persediaan, membantu perencanaan dan koordinasi acara untuk fungsi-fungsi khusus, dan menyiapkan dokumen atau paket khusus perusahaan. Sedangkan profesional administrasi yang lebih senior bertanggung jawab atas pengambilan keputusan dan isi materi administrasi, dia akan sering mendelegasikan persiapan materi kepada asisten administrasi tingkat pemula.
Judul asisten administrasi tingkat pemula juga dapat digunakan sebagai istilah yang lebih luas untuk menggambarkan posisi seperti resepsionis, perwakilan layanan pelanggan, petugas pengarsipan atau petugas entri data, jika posisi tersebut membutuhkan pelatihan tingkat rendah dan keterampilan khusus. Meskipun sebagian besar posisi tingkat pemula tidak memerlukan banyak pengalaman atau pelatihan profesional sebelumnya, sifat kompetitif dari perburuan pekerjaan dapat berarti bahwa seseorang yang memiliki kualifikasi tersebut dapat memiliki keunggulan kompetitif dalam mendapatkan pekerjaan asisten administrasi tingkat pemula. Gelar entry-level juga menyiratkan ruang untuk pertumbuhan dalam organisasi, seperti promosi ke posisi administratif yang lebih senior.