Asisten administrasi eksekutif adalah orang yang memberikan dukungan manajemen eksekutif yang komprehensif, biasanya di lingkungan perusahaan atau bisnis. Dia mungkin bekerja secara eksklusif untuk satu manajer atau melayani tim manajer eksekutif. Pekerjaannya beragam dan umumnya membutuhkan keterampilan organisasi yang patut dicontoh.
Posisi ini secara tradisional dianggap memiliki tugas dan tanggung jawab yang jauh lebih banyak daripada sekretaris atau asisten administrasi. Meskipun keterampilan kesekretariatan penting untuk menjadi asisten administrasi eksekutif yang sukses, pekerjaan tersebut umumnya mencakup penanganan urusan bisnis sehari-hari eksekutif juga. Tugas pekerjaan ini mungkin juga biasanya melintasi ranah menjadi bantuan pribadi.
Tujuan utama dari asisten administrasi eksekutif yang kompeten biasanya untuk membuat kehidupan bisnis eksekutif berjalan lancar dan efisien. Ini umumnya membutuhkan manajemen waktu yang sangat baik dan keterampilan memprioritaskan proyek. Asisten administrasi eksekutif biasanya memiliki akses harian ke kalender bosnya sehingga mereka dapat saling merencanakan pertemuan, perjalanan, dan janji sosial.
Seorang asisten administrasi eksekutif biasanya merupakan kontak pertama untuk komunikasi profesional eksekutif. Dia umumnya adalah penghubung antara eksekutif dan manajemen yang lebih rendah. Ketika klien atau vendor luar memerlukan kontak dengan eksekutif, asisten ini biasanya menyaring panggilan telepon, email, pengunjung tak terjadwal dan mengatur janji temu sesuai keinginan bosnya.
Tugas tambahan dari asisten administrasi eksekutif sering kali mencakup mengatur perjalanan dan akomodasi hotel, menyiapkan laporan tentang kegiatan keuangan dan perusahaan, dan melatih serta mengelola personel pendukung tingkat bawah. Mempersiapkan memo untuk komunikasi antardepartemen sering kali dibutuhkan oleh orang yang berada di posisi ini. Meninjau kebijakan dan prosedur secara teratur dan mendiskusikan kemungkinan perubahan di dalamnya umumnya merupakan bagian dari hubungan asisten administrasi eksekutif dan eksekutif.
Menjaga pelanggan dan klien senang biasanya merupakan prioritas tinggi bagi orang dengan pekerjaan ini. Kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan segala macam kepribadian sama saja dengan kesuksesan. Diplomasi dan pesona seringkali diperlukan untuk meredakan situasi rumit yang mungkin timbul karena konflik penjadwalan, miskomunikasi, atau perbedaan mendasar dalam karakter.
Keterampilan komputer yang sangat baik biasanya diperlukan untuk menjadi asisten administrasi eksekutif yang kompeten. Keterampilan pengolah kata juga sangat dihargai. Asisten biasanya dipanggil oleh atasannya untuk meneliti pesaing, vendor, dan fasilitas serta pilihan tujuan perjalanan. Sebagian besar komunikasi korporatnya biasanya melibatkan layanan e-mail dan pesan elektronik.
Gelar sarjana biasanya tidak diperlukan untuk posisi ini tetapi ijazah sekolah menengah atas atau yang setara umumnya diperlukan. Kursus dalam operasi komputer, hubungan masyarakat atau manajemen kantor sangat membantu, seperti latar belakang dalam dukungan administratif atau eksekutif.