Arsitek catatan adalah perusahaan atau arsitek individu yang terdaftar pada izin bangunan untuk proyek konstruksi mereka dikontrak. Izin diperoleh dengan mengirimkan aplikasi, gambar proyek, dan spesifikasi bangunan ke otoritas pengatur yang bertanggung jawab atas area di mana konstruksi akan berlangsung. Mungkin ada lebih dari satu arsitek yang tercatat jika arsitek yang berbeda berencana untuk mengerjakan satu proyek. Sebuah perusahaan besar juga dapat menjalin hubungan kerja dengan arsitek lokal, yang namanya akan muncul pada aplikasi dan izin.
Keterampilan khusus mungkin diperlukan untuk konstruksi di area tertentu, seperti yang aktif secara seismik atau memiliki jenis medan tertentu. Arsitek lokal dapat mengawasi operasi proyek, dan karena itu menjadi arsitek catatan. Di Amerika Serikat, misalnya, status tersebut berarti bahwa perusahaan tersebut mengendalikan proyek tersebut, menurut Dewan Nasional Dewan Pendaftaran Arsitektur (NCARB). NCARB mengharuskan arsitek memastikan persyaratan hukum yang tepat untuk pendaftaran diikuti, bahkan ketika mereka mengalihdayakan persiapan dokumen. Ini juga menguraikan kriteria untuk bertanggung jawab dalam kendali mereka atas proyek.
Di bawah pedoman NCARB, seorang arsitek arsip harus selalu mengendalikan apa yang masuk ke dalam dokumen, mengetahui isinya, dan profesional dalam mempersiapkannya. Mereka juga harus menyimpan catatan untuk memastikan bahwa kriteria ini terpenuhi selama minimal lima tahun. Kualitas komunikasi juga ditekankan dan, dengan penetapan izin bangunan, komunikasi email harus dibuat antara semua pihak yang terlibat dalam proyek.
Arsitek juga harus terbuka untuk berbagi file teknis melalui server File Transfer Protocol (FTP) untuk komunikasi tercepat. Rapat dan ulasan melalui Internet adalah cara terbaik bagi semua pihak untuk tetap mendapatkan informasi terbaru tentang proyek. Model Hukum dan Peraturan NCARB memandu arsitek tentang cara mengikuti aturan ini ketika dokumen disiapkan di tempat lain. Seorang arsitek arsip juga harus selalu bertanggung jawab dalam menangani dokumentasinya secara profesional.
Setiap arsitek catatan juga bertanggung jawab untuk memastikan bahwa semua kode keselamatan terpenuhi selama proyek. Ini berlaku apakah mereka adalah perusahaan utama untuk suatu proyek atau dikontrak oleh perusahaan arsitektur yang lebih besar. Terlepas dari kontrol atas pencatatan, sebagian besar negara bagian di Amerika Serikat telah menerapkan standar NCARB, dan beberapa telah menambahkan persyaratan yang mendefinisikan bagaimana arsitek catatan mengidentifikasi dirinya pada dokumen.