Sebelum vendor menjual barang atau jasa kepada pelanggan, mereka mungkin memerlukan aplikasi vendor. Formulir ini dapat melayani sejumlah tujuan untuk vendor, tetapi yang terpenting di antara mereka akan menentukan apakah pelanggan adalah distributor yang memenuhi syarat untuk produk mereka dan/atau menentukan apakah persyaratan kredit harus diberikan kepada pelanggan. Sebagian besar penjualan eceran tidak memerlukan aplikasi vendor, sehingga artikel ini berfokus pada penjualan grosir.
Sebagian besar produsen produk apa pun mengandalkan jaringan distributor untuk memasarkan produk mereka. Kemungkinan distributor tersebut diharuskan untuk melengkapi aplikasi vendor sebelum mereka dapat menjadi distributor yang memenuhi syarat. Tergantung pada kebutuhan produsen produk, aplikasi vendor dapat mengajukan sejumlah pertanyaan.
Jika tujuan aplikasi vendor adalah untuk mengetahui apakah distributor potensial layak mendapatkan kredit, aplikasi dapat meminta informasi perbankan. Ini akan mencakup nomor rekening bank, meskipun jumlah informasi yang dapat dikeluarkan dari bank sangat sedikit atau bahkan tidak ada. Sebaliknya, vendor saat ini mungkin menawarkan banyak informasi mengenai akun vendor. Jadi aplikasi vendor mungkin meminta dua atau lebih referensi kredit. Ini akan menjadi perusahaan dari mana distributor potensial sudah membeli, sehingga mereka dapat memverifikasi kelayakan kredit dari distributor potensial. Risiko kredit yang tinggi mungkin memerlukan pembayaran di muka dan risiko kredit yang lebih rendah mungkin ditawarkan dalam jangka waktu bersih 30 atau 60 hari untuk membayar tagihan, misalnya.
Jika tujuan aplikasi vendor adalah untuk mengetahui apakah distributor potensial layak untuk menjadi distributor, aplikasi tersebut dapat meminta daftar pemasok yang menjadi tujuan distributor potensial menjual produk mereka. Ini akan memberi vendor gambaran tentang jenis produk yang sedang dijual oleh calon distributor dan apakah produk baru akan cocok atau tidak. Beberapa vendor tidak akan mengizinkan distributor untuk menjual produk pesaing, jadi ini juga dapat membatalkan aplikasi vendor.
Dalam kasus lain, aplikasi vendor dapat merujuk ke aplikasi yang diminta oleh pelanggan untuk diselesaikan oleh vendor. Ini mungkin untuk mengetahui apakah vendor stabil secara finansial sebelum membeli dari perusahaan. Atau mungkin untuk mengetahui apakah vendor disertifikasi sebagai usaha kecil, milik minoritas atau milik perempuan. Ini biasanya untuk kontrak pemerintah, di mana persentase tertentu dari bisnis harus diberikan kepada perusahaan yang menyediakan produk dari usaha milik perempuan, milik minoritas atau usaha kecil.