Analisis kesenjangan kinerja dilakukan oleh bisnis yang ingin menentukan alasan di balik keterputusan antara standar yang ditetapkan untuk suatu pekerjaan dan kinerja aktual yang diberikan. Perbedaan antara standar dan kinerja sebenarnya dikenal sebagai kesenjangan kinerja, dan bisnis ingin menghapus kesenjangan tersebut jika memungkinkan. Kesenjangan tersebut mungkin disebabkan oleh faktor internal yang berkaitan dengan karyawan atau kondisi kerja mereka, sedangkan kesenjangan lainnya dapat disebabkan oleh faktor lain seperti standar peraturan. Selain itu, analisis kesenjangan kinerja sering dilakukan ketika karyawan dipaksa untuk mengambil tugas baru atau mengunjungi kembali pekerjaan lama menggunakan metode baru.
Tidak mungkin bisnis mana pun dapat melakukan hingga standar optimal mereka setiap saat. Untuk alasan itu, mungkin ada saat-saat ketika perusahaan harus meluangkan waktu untuk menganalisis area di mana karyawan atau proses operasionalnya merasa gagal. Salah satu cara untuk melakukannya adalah melalui analisis kesenjangan kinerja, yang dapat mengidentifikasi kesenjangan antara standar dan penyampaian dan menemukan metode untuk memperbaiki masalah.
Langkah pertama dari setiap analisis kesenjangan kinerja sebenarnya adalah mengidentifikasi kesenjangan yang ada. Ini dapat dilakukan hampir seperti persamaan matematis, karena perbedaan antara standar, atau S, dan perilaku saat ini, atau B, mengarah pada kesenjangan kinerja, atau G. Jadi, S dikurangi B sama dengan G. Memikirkannya dengan cara yang konkret ini dapat membantu manajer mengidentifikasi area masalah yang mungkin tidak jelas ketika dianalisis tanpa konteks.
Setelah kesenjangan diidentifikasi, langkah selanjutnya dalam menyelesaikan analisis kesenjangan kinerja adalah mencari tahu alasan mengapa kesenjangan itu ada. Kesenjangan kinerja dapat disebabkan oleh faktor internal yang menghalangi karyawan melakukan pekerjaan dengan cara terbaik, atau oleh faktor eksternal yang membatasi kinerja dari luar. Dalam beberapa kasus, tugas baru akan memerlukan jenis analisis ini, karena celah akan segera dibuat oleh ketidaktahuan karyawan dengan tugas tersebut.
Setelah semua langkah ini diselesaikan, perusahaan harus menyelesaikan analisis kesenjangan kinerja dengan menemukan cara untuk menghilangkan kesenjangan tersebut. Ini mungkin berarti bahwa mesin tertentu perlu diperbaiki atau diganti, atau bahwa karyawan membutuhkan lebih banyak pelatihan atau metode motivasi yang lebih baik. Jika faktornya eksternal, perusahaan mungkin harus menemukan cara baru untuk mengatasinya, atau mungkin mereka dapat melawannya melalui jalur hukum. Dalam beberapa kasus, mungkin standar yang tidak realistis telah ditetapkan, yang berarti tingkat optimal tersebut mungkin harus disesuaikan kembali sehingga kinerja aktual dapat mencapai sasaran yang diinginkan.