Alokasi biaya adalah proses mengidentifikasi dan menetapkan biaya layanan yang diperlukan untuk pengoperasian bisnis atau jenis entitas lainnya. Tidak seperti penilaian biaya, alokasi kurang memperhatikan jumlah biaya yang sebenarnya, dan lebih memperhatikan pengalokasian atau pembebanan biaya ke unit yang benar dalam organisasi. Dari perspektif ini, alokasi biaya dapat dilihat sebagai alat yang membantu melacak semua biaya yang terkait dengan operasi yang sedang berlangsung secara lebih efisien, karena setiap biaya dikaitkan dengan departemen atau kelompok departemen tertentu dalam organisasi.
Contoh sederhana dari alokasi biaya adalah upah atau gaji seorang karyawan yang ditugaskan untuk bekerja di departemen tertentu. Di rumah sakit, seorang perawat biasanya ditugaskan ke sayap atau lantai tertentu, dengan biaya yang dialokasikan untuk operasi umum unit itu. Selama perawat terus bekerja dalam shift yang ditugaskan di unit itu, gaji dan tunjangan yang diperoleh terkait dengan unit itu. Namun, jika perawat dipanggil untuk mengisi di lantai atau unit lain, seperti menghabiskan seluruh shift bekerja di ruang gawat darurat, gaji dan tunjangan yang diperoleh untuk jangka waktu tersebut mungkin akan dialokasikan dengan baik ke unit tempat perawat bekerja, bukan sayap atau lantai permanennya.
Ada beberapa alasan mengapa alokasi biaya itu penting. Salah satunya adalah dengan menetapkan biaya secara akurat dalam suatu organisasi, sehingga memungkinkan untuk mengetahui dengan tepat jenis biaya apa yang dikeluarkan dalam pengoperasian area tertentu dalam organisasi. Ini bukan hanya informasi penting untuk dipertimbangkan saat membuat anggaran operasional, tetapi juga penting dalam menghitung pajak yang harus dibayarkan ke agen pajak lokal, negara bagian, dan federal. Di sejumlah negara di seluruh dunia, cara biaya dialokasikan dapat berdampak pada berapa banyak organisasi membayar pajak, sehingga perlu untuk mematuhi peraturan pemerintah yang berkaitan dengan alokasi biaya dalam organisasi.
Manfaat lain dari alokasi biaya berkaitan dengan sekadar melacak pengeluaran untuk tujuan perencanaan internal. Meskipun beberapa pengeluaran merupakan biaya tidak langsung dan menguntungkan lebih dari satu area operasi, masih ada kebutuhan untuk mengalokasikan biaya langsung dengan cara yang logis dan akurat. Bahkan ketika biaya bertambah, yang berarti biaya tersebut direntangkan selama beberapa periode akuntansi, memastikan biaya ditetapkan dengan benar dapat membuat perbedaan besar dalam seberapa baik setiap unit dalam bisnis atau entitas lain bekerja dalam bagian mereka dari keseluruhan anggaran. Ketika jelas bahwa satu unit akan melebihi anggaran yang ditetapkan, langkah-langkah dapat diambil untuk menerapkan pemotongan biaya layanan yang tidak penting, sambil mencari cara untuk menyesuaikan anggaran keseluruhan untuk memungkinkan dukungan berkelanjutan dari fungsi-fungsi penting.
Organisasi dari semua jenis dan ukuran terlibat dalam tugas alokasi biaya. Bisnis menggunakan strategi ini sebagai alat untuk merencanakan dan menjaga anggaran. Entitas nirlaba menggunakan alat ini sebagai cara untuk memberikan layanan sebanyak mungkin kepada anggotanya, sambil tetap menggunakan sumber dayanya secara efektif. Bahkan rumah tangga dapat menggunakan konsep alokasi biaya ketika merencanakan anggaran operasional untuk keluarga. Sebagai sarana untuk mengidentifikasi dan menetapkan biaya dengan tepat, pendekatan alokasi ini membantu memberikan fokus dan struktur pada perencanaan keuangan dengan cara yang akan sangat sulit sebaliknya.