Alamat catatan adalah alamat permanen individu atau entitas, biasanya berkaitan dengan lokasi permanen rumah atau bisnis. Berbeda dari alamat surat, alamat catatan mengacu pada lokasi tertentu di mana individu atau bisnis secara fisik tinggal. Penetapan lokasi permanen ini sering kali diperlukan sebagai bagian dari dokumentasi hukum untuk berbagai kegiatan, termasuk mengamankan beberapa jenis pinjaman, memperoleh kartu kredit, atau bahkan mengajukan pengembalian pajak di banyak negara.
Alamat arsip berfungsi sebagai lokasi di mana dan individu atau bisnis dapat ditemukan. Di kota besar atau kecil, alamat akan menyertakan alamat jalan tertentu, termasuk nomor suite atau apartemen jika lokasi tersebut adalah lokasi bangunan yang berisi beberapa unit. Untuk daerah pedesaan, alamat catatan akan mencakup elemen apa pun yang berguna dalam hal mengidentifikasi lokasi yang tepat, seperti nomor rute pedesaan, nomor jalan raya kabupaten atau negara bagian, atau nomor ketukan. Dalam bentuk apa pun, alamat tersebut akan memberikan informasi dasar yang diperlukan untuk berhasil mengidentifikasi lokasi fisik situs tempat bisnis atau tempat tinggal dapat ditemukan.
Banyak jenis organisasi memerlukan penyerahan alamat catatan, bahkan ketika kontak akan ditangani dengan menggunakan alamat surat atau pos. Misalnya, bank akan mengharuskan dokumen yang terkait dengan aplikasi untuk pinjaman mobil mencakup baik surat dan alamat fisik sebagai bagian dari detail penting. Dengan cara yang sama, lembaga keuangan yang memperluas jalur kredit ke bisnis akan memerlukan alamat surat dan alamat catatan sebagai bagian dari detail akun yang disimpan dalam arsip.
Meskipun ada beberapa alasan mengapa pemberi pinjaman yang berbeda dan organisasi lain memerlukan deklarasi alamat catatan, salah satunya harus dilakukan dengan menjaga agar insiden penipuan tetap terkendali. Dengan memberikan alamat fisik yang dapat diverifikasi di mana pemegang rekening dapat ditemukan, pemberi pinjaman dan lain-lain lebih mungkin untuk menemukan debitur yang gagal memenuhi kewajiban, dan dapat mengambil langkah-langkah yang tepat untuk menyelesaikan masalah tersebut. Sebaliknya, jika satu-satunya alamat pada file adalah kotak pos, debitur dapat dengan mudah menutup kotak tersebut, tidak meninggalkan alamat penerusan, sehingga lebih sulit bagi kreditur atau pemberi pinjaman untuk melacak debitur dan mencari semacam resolusi untuk hutang yang belum dibayar.