Akun pembantu adalah akun yang terkait dengan apa yang dikenal sebagai buku besar pembantu. Akun-akun ini umumnya mewakili akun pelanggan individu dan digunakan untuk mencatat semua transaksi yang terkait dengan masing-masing pelanggan tersebut. Jika dikelola dengan baik, jumlah total konsolidasi dari akun-akun pembantu yang dilacak dalam catatan akuntansi akan seimbang dengan sempurna dengan saldo di akun kontrol buku besar.
Fungsi rekening anak perusahaan penting untuk hampir semua jenis bisnis yang menyediakan syarat pembayaran kepada basis kliennya. Misalnya, perusahaan utilitas menyediakan layanan yang ditagih setiap bulan. Pelanggan atau pelanggan kemudian memiliki jangka waktu tertentu untuk membayar tagihan bulanan itu tanpa penilaian biaya atau biaya keterlambatan.
Untuk melacak penggunaan dan aktivitas pembayaran setiap pelanggan utilitas, bisnis akan membuat akun anak perusahaan untuk pelanggan tersebut dalam catatan akuntansi. Setiap rekening anak perusahaan membawa informasi lengkap tentang semua pelanggan, termasuk nomor rekening yang ditetapkan untuk setiap pelanggan individu. Saat tagihan untuk setiap pelanggan diterbitkan, jumlah yang ditagih itu dimasukkan ke dalam akun bersama dengan nomor faktur dan tanggal penerbitan. Setelah pembayaran untuk faktur tersebut dikirim, itu akan diposting ke akun, mengurangi saldo terutang.
Aktivitas kolektif dalam akun pembantu juga tercermin dalam akun kontrol yang dipelihara sebagai bagian dari buku besar. Ketika faktur diterbitkan, faktur-faktur tersebut dicatat tidak hanya di akun-akun pembantu tetapi juga di area Hutang Usaha di buku besar. Saat pelanggan mengirimkan pembayaran, pembayaran tersebut dicatat di area Piutang Usaha di buku besar serta di akun anak perusahaan pelanggan itu sendiri. Dengan asumsi bahwa semua posting yang diperlukan dibuat pada waktu yang tepat. Pendekatan ini membantu menjaga pembukuan akuntansi seimbang setiap saat sambil tetap memudahkan untuk mengambil informasi dan riwayat akun pada setiap pelanggan.
Berkat penggunaan perangkat lunak akuntansi, proses memposting ke akun kontrol di buku besar sementara juga memposting ke akun anak perusahaan pelanggan jauh lebih mudah daripada di masa lalu. Seringkali, perangkat lunak akuntansi dikonfigurasi untuk memungkinkan masuknya data pada satu layar. Dari sana, perangkat lunak mencatat pos baik di akun kontrol maupun di akun anak perusahaan pelanggan secara bersamaan. Pendekatan ini dapat membantu menghilangkan masalah seperti memposting ke akun pelanggan tetapi lupa memposting di akun kontrol buku besar, atau sebaliknya.