Rekening penggajian adalah rekening bank yang disisihkan untuk tujuan mengelola semua pengeluaran yang terkait dengan penggajian pemberi kerja. Dana ditransfer ke rekening dari rekening bisnis lain untuk mendanai penggajian, menyisihkan dana untuk membayar pajak majikan dan pemotongan dari gaji karyawan, dan untuk mencairkan pembayaran dalam bentuk transfer elektronik atau cek kertas. Memelihara rekening bank terpisah untuk tujuan penggajian biasanya disarankan, karena membuat proses pelacakan aktivitas di buku akuntansi utama menjadi lebih sederhana.
Selain menyediakan sarana yang terorganisir untuk mengimplementasikan transaksi yang terkait dengan penggajian, akun penggajian juga memudahkan untuk menentukan transaksi mana yang telah berhasil diselesaikan. Pengeluaran penggajian, baik dalam bentuk cek kertas atau dengan mentransfer saldo ke rekening kartu penggajian karyawan, dapat diidentifikasi dengan mudah, sehingga mudah untuk melacak tanggal transaksi awal terjadi dan kapan transaksi tersebut diposting ke rekening. Hal ini memungkinkan personel penggajian dengan cepat menentukan secara real time pengeluaran mana yang telah dan belum diselesaikan.
Sementara memelihara akun penggajian dapat dikelola dengan menggunakan buku besar penggajian dasar dan daftar cek, banyak perusahaan saat ini menggunakan perangkat lunak penggajian. Paket perangkat lunak jenis ini membuat proses penghitungan penggajian, termasuk penerapan pembayaran lembur untuk karyawan per jam dan pemotongan pajak, menjadi proses yang sederhana. Selain itu, perangkat lunak dapat digunakan untuk mengotomatisasi proses transfer dana elektronik dari rekening penggajian ke rekening bank karyawan. Banyak dari paket ini juga mampu mengirimkan pembayaran elektronik ke agen pajak, serta mentransfer dana ke rekening yang ditunjuk dalam situasi di mana setiap karyawan saat ini berada di bawah perintah pemotongan atau perintah tetap seperti pembayaran tunjangan anak.
Seiring dengan definisi yang lebih umum dari rekening penggajian sebagai rekening bank yang digunakan untuk tujuan penggajian saja, istilah ini juga mengacu pada rekening yang dibuat dengan agen pendapatan nasional, seperti Internal Revenue Service di Amerika Serikat atau Canada Revenue. Agen. Akun ini berfungsi sebagai titik tujuan untuk setiap aktivitas penggajian yang dilaporkan oleh bisnis tertentu. Kegiatan yang relevan dengan akun tersebut mencakup total pembayaran upah dan gaji, jumlah pemotongan pada setiap karyawan, dan rincian pajak dan bentuk pemotongan lainnya yang dilakukan atas nama karyawan tersebut. Dalam aplikasi ini, akun penggajian juga melacak jumlah pajak penggajian yang terutang oleh bisnis, dan menerapkan pembayaran ke jumlah tersebut saat dana diterima dari bisnis.