Akun kontrol adalah akun ringkasan dalam buku besar keuangan yang mengakumulasi rincian akun di buku besar pembantu — buku besar melacak semua transaksi keuangan dalam perusahaan. Informasi yang dikelola dalam buku besar pembantu adalah rincian yang mendukung informasi pada buku besar. Buku besar pembantu digunakan untuk melacak berbagai item yang terakumulasi pada buku besar, termasuk piutang, hutang, persediaan, dan pendapatan. Selain jumlah transaksi, buku besar pembantu sering kali menyertakan nama, lokasi, deskripsi, dan tanggal. Setiap item buku besar pembantu biasanya akan memiliki akun kontrol di buku besar.
Departemen akuntansi menggunakan neraca saldo yang dihasilkan dari buku besar saat mengumpulkan data keuangan bulanan, triwulanan, dan tahunan. Umumnya, departemen akuntansi jarang memerlukan jenis detail yang dilacak dalam buku besar pembantu. Misalnya, departemen piutang harus dapat mengakses informasi pelanggan, seperti nomor telepon, agar berpotensi menghubungi pelanggan terkait saldo yang belum dibayar. Departemen akuntansi, bagaimanapun, dalam kebanyakan situasi, lebih suka melihat total piutang yang beredar dan bukan informasi pelanggan yang terkait dengan transaksi tertentu. Setiap kali departemen piutang memperbarui jumlah yang jatuh tempo dalam catatan pelanggan, akun kontrol di buku besar diperbarui dengan perubahan, yang menyediakan akses yang tersedia ke total piutang.
Akun kontrol diperbarui ketika buku besar pembantu secara sistematis mentransfer informasi ke buku besar. Waktu pembaruan untuk mengontrol akun bergantung pada berbagai faktor, termasuk kompleksitas sistem yang terlibat, ukuran perusahaan, dan bahkan penjadwalan aktivitas penutupan akuntansi akhir bulan. Di perusahaan yang lebih besar, sistem buku besar biasanya akan menjadi sistem perangkat lunak independennya sendiri, terpisah dari buku besar pembantu yang melacak transaksi untuk item seperti piutang atau inventaris. Akun kontrol dalam situasi seperti ini mungkin tidak up-to-date sepanjang bulan karena penjadwalan transfer informasi antara buku besar pembantu dan buku besar tidak real-time. Bisnis yang lebih kecil mungkin tidak memiliki masalah yang sama karena buku besar umum dan buku besar pembantu dapat dimasukkan dalam satu paket perangkat lunak.
Salah satu manfaat akun kontrol adalah potensi peningkatan pemisahan tugas, yang berguna dalam membantu membatasi kesalahan dan penipuan. Seringkali, individu yang diperlukan untuk melacak data dalam buku besar pembantu terpisah dari mereka yang mengumpulkan data keuangan. Dengan demikian, ketika laporan keuangan dibuat, rekonsiliasi antara akun kontrol dan buku besar pembantu akan dilakukan untuk memastikan saldo yang benar dilaporkan untuk item baris tertentu. Pada akhirnya, akun kontrol memungkinkan akumulasi data keuangan yang lebih mudah dan lebih cepat untuk departemen akuntansi.