Akta kelahiran adalah pernyataan hukum yang memberikan rincian tentang keadaan kelahiran untuk tujuan membuktikan identitas dan/atau kewarganegaraan ketika akta kelahiran tidak tersedia. Tergantung pada negaranya, orang mungkin perlu mengisi formulir khusus untuk lembaga pemerintah, dan di wilayah lain, akta kelahiran dapat berupa dokumen yang dibuat dengan tangan dengan detail yang sesuai. Informasi tentang formulir biasanya tersedia melalui departemen negara bagian, karena mereka bertanggung jawab untuk menangani masalah kewarganegaraan dan imigrasi.
Orang mungkin tidak memiliki akta kelahiran karena berbagai alasan, atau akta kelahiran mereka mungkin tidak dapat diterima oleh standar pemerintah. Dalam keadaan seperti ini, perlu menggunakan akta kelahiran untuk menetapkan identitas. Formulir tersebut mencakup nama orang, jenis kelamin, dan tempat lahir. Orang-orang juga menyatakan kapan mereka lahir, dan formulir tersebut mungkin memiliki ruang untuk mencatat hal-hal seperti perubahan nama untuk memungkinkan pelacakan subjek formulir. Seseorang yang mengetahui subjek harus mengisi dan menyaksikan formulir, menunjukkan bahwa dia tahu subjek dan mendukung klaim yang dibuat pada akta kelahiran.
Pemohon paspor, SIM, dan dokumen pemerintah lainnya biasanya memerlukan akta kelahiran untuk membuktikan identitas dan kewarganegaraan. Pemerintah mewajibkan ini karena orang dapat menggunakan tanda pengenal resmi pemerintah untuk menetapkan atau memverifikasi kewarganegaraan; sesuatu seperti paspor, misalnya, diterima secara luas sebagai bukti kewarganegaraan. Akta kelahiran harus berupa salinan resmi dengan meterai, dan harus memenuhi standar instansi pemerintah. Jika pemohon tidak memiliki akta kelahiran, tidak dapat memperoleh salinan resmi, atau tidak memiliki akta yang tidak memadai, mereka mungkin perlu beralih ke akta kelahiran.
Pejabat pemerintah akan dengan hati-hati meneliti akta kelahiran. Orang-orang menandatangani formulir di bawah sumpah palsu, dan perwakilan lembaga pemerintah ingin memastikan bahwa klaim yang dibuat pada formulir itu valid. Mereka dapat meminta orang tersebut untuk mengulangi klaim yang dibuat pada formulir secara lisan atau dapat meminta formulir dari saksi yang berbeda, jika mereka merasa yang pertama mungkin tidak sepenuhnya dapat diandalkan. Seseorang seperti dokter yang menghadiri persalinan adalah pilihan yang baik untuk menjadi saksi, sedangkan teman dekat tidak.
Akta kelahiran harus disimpan di tempat yang aman. Instansi pemerintah akan mengembalikan formulir tersebut setelah memeriksanya, dan disarankan untuk membuat salinannya untuk referensi mudah, sambil menyimpan yang asli di bank atau tempat aman serupa.