Agen transfer adalah individu atau badan yang dibebani tanggung jawab untuk memelihara catatan pemegang saham dari suatu perusahaan tertentu. Agen transfer dapat berupa bank, perusahaan perwalian, atau bahkan individu yang dipekerjakan oleh perusahaan untuk mengawasi catatan pemegang saham. Sebagai bagian dari tugas dasar, agen transfer akan memastikan bahwa sertifikat saham lama tidak berlaku dan dimusnahkan, sementara sertifikat baru diterbitkan dan diberikan kepada pemegang saham yang benar.
Seiring dengan memperbarui daftar pemegang saham saat ini, agen transfer juga akan menangani pemecahan masalah yang mungkin timbul. Agen transfer dapat melakukan intervensi jika sertifikat yang diterbitkan rusak atau musnah. Jika sertifikat dicuri, agen transfer akan mengambil langkah untuk mengganti sertifikat yang dicuri, setelah berhati-hati untuk membatalkan sertifikat yang lebih lama. Ketika pemegang saham memiliki masalah apa pun yang berkaitan dengan status saat ini dari jumlah saham yang diberikan ke akunnya, agen transfer adalah entitas yang akan mencatat masalah tersebut dan melakukan penelitian untuk menyelesaikan masalah tersebut.
Agen transfer dapat bekerja dengan segala jenis pengaturan keamanan, termasuk pengelolaan saham yang termasuk dalam paket investasi reksa dana. Dalam skenario ini, agen dapat bekerja dengan sertifikat saham yang terkait dengan sejumlah perusahaan yang berbeda. Bank komersial dan perusahaan perwalian sering berurusan dengan reksa dana, dan mempekerjakan agen transfer untuk membantu menjaga semua dokumen dan catatan yang relevan agar berfungsi dengan baik.
Salah satu tugas yang umum tetapi sangat penting dari agen transfer adalah mengalihkan kepemilikan sertifikat saham dari penjual ke pembeli. Ini melibatkan pembatalan sertifikat lama yang mencakup saham yang dijual dan penerbitan sertifikat baru untuk menutupi saham yang diperoleh oleh pemegang saham yang berbeda. Dengan mengikuti pola pembatalan sertifikat lama dan menerbitkan yang baru, jejak dokumen dibuat yang membantu meminimalkan kemungkinan terjadinya duplikasi.
Agen transfer tipikal akan memiliki latar belakang pendidikan di bidang keuangan. Pemahaman yang kuat tentang strategi investasi, organisasi perusahaan umum, dan akuntansi dasar sangat penting bagi siapa saja untuk berfungsi sebagai agen transfer. Banyak bank dan perusahaan perwalian bersikeras bahwa agen transfer memiliki gelar dalam bidang studi yang relevan.