Agen penutupan adalah orang atau bisnis yang ditugaskan untuk mengkoordinasikan berbagai kegiatan yang diperlukan untuk menyelesaikan penjualan rumah atau jenis properti real estat lainnya. Adalah tugas orang ini untuk memastikan bahwa semua dokumen dan catatan diselesaikan dengan benar. Dia juga memastikan dana terkait dicairkan dengan benar. Intinya, ia bertindak sebagai kustodian, layanan yang hanya bisa dilakukan oleh pihak netral.
Agen penutupan tidak bekerja untuk pembeli, penjual, agen real estat, atau pemberi pinjaman. Sebaliknya, ia menangani dokumen dan kegiatan yang diperlukan untuk setiap pihak dalam penjualan/pembelian real estat. Misalnya, agen penutupan meminta salinan dokumen seperti kontrak penjualan dan pemeriksaan rayap dari agen real estat yang terlibat. Bergantung pada detail unik dari pinjaman/penjualan, ia juga dapat meminta informasi pengacara dan dokumentasi garansi rumah.
Agen penutupan juga mengamankan dokumentasi dari pemberi pinjaman, meminta paket pinjaman lengkap dari entitas yang menyediakan hipotek. Dia juga mendapatkan hal-hal seperti instruksi penutupan dan rincian tentang pencairan dana hipotek. Dengan ini dan dokumentasi lain yang diperlukan, dia kemudian menyiapkan pernyataan penyelesaian, pernyataan tertulis yang diperlukan, dokumen pinjaman dan berbagai dokumen lain yang diperlukan untuk menutup penjualan/hipotek. Dalam peran gandanya sebagai agen escrow, dia juga menangani cek pencairan.
Pada penutupan pinjaman, agen bertemu dengan peminjam, penjual dan perwakilan mereka. Pada pertemuan tersebut, agen penutupan memastikan semua dokumen, seperti nota dan Pernyataan Peminjaman, ditandatangani, disaksikan, dan difotokopi dengan benar untuk dibagikan kepada pihak yang berwenang. Dia mengembalikan dokumen asli kepada para pihak sesuai kebutuhan. Misalnya, ia memberikan salinan semua dokumen yang ditandatangani kepada pembeli/peminjam, termasuk semua pernyataan tertulis dan dokumen yang diberikan oleh pemberi pinjaman.
Agen penutupan memastikan pembeli dan penjual setuju bahwa surat-suratnya sudah beres. Dia kemudian mengumpulkan cek yang diperlukan untuk menutupi biaya penutupan dan/atau deposit. Dia membuat rekening escrow baru jika pemberi pinjaman menanggung pajak properti dan asuransi tahunan peminjam. Meskipun agen mengumpulkan cek pada penutupan, dia biasanya tidak mencairkan dana secara keseluruhan sampai transaksi telah dicatat.
Setelah penutupan, tugas agen adalah mencatat akta dan hipotek dengan gedung pengadilan yang sesuai. Akta asli kemudian dikembalikan ke pemilik real estat baru sementara dokumen hipotek asli dikembalikan ke pemberi pinjaman. Dia kemudian menyiapkan kebijakan judul untuk pemilik baru dan pemberi pinjaman. Biasanya, agen penutupan mengembalikan dokumen tersebut melalui surat.