Seorang administrator penggajian adalah orang yang mengawasi penerbitan penggajian dan pemeliharaan catatan penggajian. Administrator penggajian dapat memiliki berbagai kualifikasi tergantung pada ukuran dan sifat bisnis. Dalam bisnis kecil, seorang profesional akuntansi dapat menangani semua kebutuhan akuntansi termasuk penggajian, pembayaran vendor, pemrosesan piutang, dan masalah lainnya. Dalam bisnis yang lebih besar mungkin ada departemen penggajian yang diawasi oleh akun yang memenuhi syarat dengan tim juru tulis, dan dalam bisnis menengah, satu orang bertindak sebagai administrator penggajian dan hanya berfokus pada penggajian.
Beberapa administrator penggajian memiliki ijazah sekolah menengah dan belajar sambil bekerja. Lainnya telah mengambil program pelatihan dan sertifikasi untuk memperoleh beberapa keterampilan administrasi bisnis dasar. Banyak sekolah teknik dan community college menawarkan kursus yang mempersiapkan orang untuk berkarir dalam administrasi penggajian. Kualifikasi yang lebih banyak dapat berarti gaji yang lebih tinggi di awal, tetapi mungkin tidak diperlukan.
Administrator penggajian mengumpulkan dan memverifikasi informasi ketepatan waktu dan bertanggung jawab untuk menerbitkan cek gaji yang benar dan lengkap. Dalam proses menghasilkan gaji, administrator penggajian harus melakukan pemotongan, termasuk pajak, kontribusi sukarela untuk program tunjangan, dan pemotongan upah. Pemotongan ini didokumentasikan pada setiap gaji sehingga karyawan dapat memverifikasi bahwa mereka benar.
Administrator penggajian juga menyimpan catatan tentang informasi penggajian lama. Ini akan digunakan untuk menghasilkan dokumen pajak pada akhir tahun, serta untuk memberikan referensi jika ada perselisihan tentang gaji. Karyawan mungkin tidak segera menyadari masalah seperti dibayar dengan tarif yang salah dan karyawan mungkin saja mempermasalahkan pembayaran kembali yang sudah berumur beberapa bulan, sehingga penting untuk memelihara catatan yang tertata dengan baik sehingga informasi dapat ditarik dan diperiksa dengan cepat.
Pekerjaan ini biasanya membutuhkan keterampilan komputer. Sebagian besar administrator penggajian menggunakan program komputer untuk menghasilkan cek gaji dan mungkin perlu bekerja dengan perangkat lunak akuntansi untuk memasukkan informasi penggajian. Hal ini juga umum untuk melihat tempat kerja menggunakan sistem ketepatan waktu terkomputerisasi dan administrator penggajian harus akrab dengan sistem ketepatan waktu dan cara kerjanya.
Tarif pembayaran untuk orang-orang di posisi ini bervariasi. Semakin banyak pengalaman atau pelatihan yang dimiliki seseorang, semakin tinggi gaji pokoknya. Bekerja untuk perusahaan besar dapat memberikan akses ke manfaat seperti asuransi kesehatan dan program pensiun yang dapat menambah nilai gaji. Calon administrator penggajian mungkin ingin menggunakan situs referensi gaji untuk membandingkan gaji yang ditawarkan dengan tarif yang berlaku di industri dan area.