Untuk perusahaan yang menawarkan kepada karyawan mereka rencana tabungan 401k untuk masa pensiun, administrator 401k dapat memainkan peran kunci dalam keberhasilan rencana itu sendiri. Tugas dasar administrator 401k meliputi pendidikan dan dukungan karyawan, penganggaran rencana, dan pengelolaan dana. Orang yang menangani administrasi rencana dapat menjadi karyawan internal, perwakilan dari penyedia 401k, atau pihak ketiga.
Administrator 401k adalah orang yang bertanggung jawab langsung untuk memberikan pendidikan dan dukungan rencana kepada semua karyawan. Ini mungkin termasuk mengadakan sesi pelatihan yang menekankan berbagai manfaat rencana dan membantu dalam pembuatan dan distribusi materi rencana dan formulir pendaftaran. Administrator 401k sering menjadi orang yang tepat selama pendaftaran terbuka, ketika karyawan baru memasuki paket untuk pertama kalinya atau ketika anggota paket yang ada perlu membuat perubahan pada detail paket mereka saat ini. Administrator juga bertanggung jawab untuk mengkomunikasikan undang-undang dan peraturan baru yang disahkan yang dapat mempengaruhi cara rencana tersebut ditangani.
Biaya menjalankan paket 401k itu sendiri juga dapat dikelola oleh administrator 401k. Orang dalam peran ini akan sering memiliki suara langsung dalam banyak hal yang mempengaruhi biaya operasi rencana, termasuk manfaat rencana yang ditawarkan, ketersediaan dana tertentu dalam rencana, dan pembebanan berbagai biaya rencana kepada karyawan, rencana, atau kombinasi keduanya. Sementara manfaat tambahan dan biaya karyawan yang rendah dapat bekerja dengan baik untuk meningkatkan tingkat partisipasi, pengurangan manfaat dan peningkatan biaya karyawan membantu menjaga biaya perusahaan tetap terjangkau.
Berkenaan dengan pengelolaan dana, administrator 401k bekerja langsung dengan penyedia paket untuk menentukan mana dari banyak dana investasi yang tersedia yang harus ditawarkan kepada karyawan. Ini memainkan peran utama dalam berkontribusi untuk merencanakan biaya dan juga berfungsi sebagai faktor penentu tingkat kepuasan yang dimiliki karyawan dengan penawaran dana mereka. Meskipun ada banyak dana investasi untuk dipilih yang menawarkan pengembalian yang lebih tinggi secara konsisten daripada yang lain, dana yang sama ini sering kali memiliki biaya investasi yang lebih tinggi yang terkait dengannya. Administrator 401k juga harus memastikan untuk memasukkan berbagai pilihan dana berisiko rendah dan pengembalian rendah, terutama untuk karyawan yang lebih suka menginvestasikan tabungan mereka dengan lebih hati-hati.
Paket 401k dapat memiliki satu hingga tiga administrator paket. Perusahaan menengah akan sering memilih untuk mempertahankan peran ini di rumah, menawarkan karyawan akses langsung ke layanan yang disediakan administrator. Perusahaan yang lebih besar, di sisi lain, sering beralih ke perusahaan pihak ketiga untuk menyediakan administrator rencana, mengurangi kewajiban yang mungkin dimiliki perusahaan sehubungan dengan cara rencana tersebut dikelola. Perusahaan kecil cenderung mengandalkan layanan administrasi yang ditawarkan oleh penyedia paket mereka.