Administrasi tunjangan melibatkan penciptaan dan pengelolaan tunjangan karyawan, serta menyediakan sarana bagi karyawan untuk dilatih dalam memahami cara kerja tunjangan, dan jenis standar apa yang harus dipenuhi karyawan agar memenuhi syarat untuk tunjangan. Seringkali, administrasi tunjangan terjadi di dalam departemen Sumber Daya Manusia dari perusahaan yang lebih besar, meskipun perusahaan yang lebih kecil dapat menetapkan fungsi administrasi tunjangan ke area atau individu lain. Berikut adalah beberapa latar belakang tentang apa yang dilakukan administrator yang efektif setiap hari.
Sebagian besar pekerjaan administrator dikhususkan untuk mengoordinasikan rencana manfaat yang saat ini ada. Administrasi manfaat melibatkan menghabiskan banyak waktu untuk memastikan rencana manfaat berjalan dengan lancar. Ini akan sering mencakup tinjauan akumulasi hari-hari pribadi, hari-hari liburan, dan hari-hari sakit. Administrator akan memastikan proses penambahan hari libur ke akun karyawan dilakukan sesuai dengan proses yang ditentukan perusahaan. Selain itu, administrator akan bekerja dengan departemen penggajian untuk memastikan bahwa karyawan tersebut dibayar untuk setiap hari yang disetujui, dan bahwa hari-hari tersebut dipotong dari sumber daya yang sesuai.
Selanjutnya, administrasi tunjangan sering kali melibatkan pengawasan pertanggungan asuransi kesehatan bagi karyawan yang memenuhi syarat. Ini berarti memastikan bahwa pembayaran dilakukan kepada penyedia asuransi pada waktu yang tepat, serta memastikan bahwa setiap karyawan yang memenuhi syarat yang ingin disertakan dalam pertanggungan grup diproses dengan benar. Administrator juga akan bertanggung jawab untuk menerapkan rencana tunjangan bagi karyawan baru yang menyelesaikan masa percobaan yang dibutuhkan banyak perusahaan sebelum memenuhi syarat untuk mengumpulkan cuti berbayar dan jaminan kesehatan.
Ketika program imbalan kerja mencakup program investasi atau pensiun, personel administrasi tunjangan juga akan mengawasi fungsi harian program-program tersebut. Ini mungkin melibatkan memastikan pemotongan gaji ada untuk membantu mendanai setiap kontribusi yang diberikan oleh karyawan, serta memastikan bahwa dana pendamping yang dijanjikan oleh pemberi kerja diterapkan pada waktu yang tepat. Hal ini menempatkan administrator dalam kontak langsung dengan petugas keuangan perusahaan, yang akan bekerja dengan tim administrasi untuk kebaikan semua karyawan perusahaan, baik per jam dan digaji.
Bagian dari administrasi tunjangan juga melibatkan interaksi dengan karyawan. Pada titik tertentu, seorang karyawan harus dapat bertemu dengan administrator dan memperoleh informasi terbaru mengenai status tunjangannya. Dari perspektif ini, administrator adalah sarana komunikasi antara perusahaan dan karyawan. Hal ini dapat terjadi dengan mengizinkan karyawan untuk mengajukan pertanyaan kapan pun mereka mau, serta secara proaktif memberikan pembaruan berkala kepada setiap karyawan tentang status tunjangan mereka.
Penting untuk diketahui bahwa administrasi tunjangan terlibat tidak hanya dalam melihat kesejahteraan karyawan, tetapi juga kesejahteraan perusahaan. Untuk itu, administrasi tunjangan yang efisien berarti mengembangkan program tunjangan yang baik bagi karyawan, tetapi tidak memberikan tekanan yang tidak semestinya pada perusahaan untuk memenuhi komitmen tunjangan tersebut. Untuk alasan ini, administrator sering mencari opsi baru untuk tunjangan, mencoba menemukan program yang akan memberikan setidaknya sebanyak mungkin bagi karyawan, sambil menjaga biaya bagi pemberi kerja serendah mungkin.