Proposal bisnis dapat mengambil bentuk yang berbeda tergantung pada lokasi, industri, dan spesifikasi proyek yang ada, tetapi dalam kebanyakan kasus format “standar” mencakup pernyataan singkat yang meringkas proyek dan hasil yang diharapkan diikuti oleh bagian yang didedikasikan untuk siapa yang akan melakukan proyek, bagaimana hal itu akan dicapai, dan mengapa itu diusulkan; pernyataan yang menguraikan tujuan waktu dan biaya total juga biasanya disertakan. Proyek yang sangat rumit mungkin memerlukan beberapa subbagian dalam kategori yang lebih luas ini, meskipun banyak dari ini akan bervariasi. Biasanya tidak ada satu format tunggal yang harus diadopsi oleh penulis. Yang paling penting adalah memastikan bahwa semua informasi yang relevan disediakan dengan cara yang mudah dibaca dan mudah dipahami.
Memahami Proposal Secara Umum
Orang menulis proposal bisnis karena berbagai alasan, beberapa lebih formal dan serius daripada yang lain. Ide dasarnya biasanya sama tidak peduli situasinya. Proposal adalah dokumen yang menetapkan proposisi bisnis tertentu, biasanya dengan sangat rinci. Mereka benar-benar umum untuk orang yang memulai bisnis baru, dan dalam hal ini mereka sering dikirim ke investor dan orang lain dengan saham keuangan. Di perusahaan yang sudah mapan mereka juga dapat digunakan untuk mengusulkan perubahan dalam struktur atau organisasi, atau untuk menyarankan divisi atau departemen baru. Banyak perusahaan memerlukan proposal formal untuk membuat perubahan.
Terkadang investor dan orang lain benar-benar menggunakan proposal bisnis sebagai cara untuk memilih di antara proyek-proyek yang bersaing. Seorang pemilik real estat dengan toko untuk dijual, misalnya, mungkin meminta proposal dari sejumlah pembeli potensial yang berbeda, kemudian menjual ke grup dengan laporan yang paling mengesankan atau persuasif. Proposal juga dapat membantu kontraktor mendapatkan pekerjaan dan mengamankan klien. Oleh karena itu, mendapatkan pemformatan yang benar dan membuat kesan yang baik dapat menjadi sangat penting.
Judul dan Tema
Format proposal bisnis standar umumnya mencakup judul deskriptif yang ringkas dan pernyataan tema. Pernyataan tema adalah kesimpulan yang diinginkan oleh individu yang menyiapkan proposal untuk dicapai klien setelah meninjau bagian tersebut. Misalnya, proposal untuk rencana konstruksi dapat menyatakan bahwa perusahaan yang membuat proposal memiliki prosedur, sumber daya, dan pengalaman yang diperlukan untuk segera memulai proyek, tanpa risiko. Setelah itu, narasi dimulai.
Menutupi Dasar-Dasar
Setelah proyek diperkenalkan, elemen pertama di sebagian besar proposal adalah identifikasi singkat tentang siapa yang bertanggung jawab atas pelaksanaan yang sebenarnya. Bagian ini membahas siapa yang akan melakukan pekerjaan itu, siapa yang akan mengelola pekerjaan itu, dan siapa yang akan dihubungi pelanggan jika ada masalah; dalam kebanyakan kasus juga menyatakan siapa yang bertanggung jawab untuk tugas apa. Elemen berikutnya adalah “Apa”, yang menyatakan apa yang perlu dilakukan, persyaratan apa yang diperlukan untuk menyelesaikan pekerjaan, apa yang dapat diharapkan pelanggan, dan berapa biaya tugas tersebut. Penting juga bagi penulis proposal untuk menyertakan catatan tentang di mana pekerjaan akan dilakukan dan di mana pengiriman akan dilakukan.
Menjelaskan Bagaimana Proyek Akan Dilakukan
Format proposal bisnis standar juga menyatakan bagaimana proyek akan diselesaikan dari perspektif fisik. Ini juga dapat disebut “Metode”, dan biasanya dilihat sebagai rencana tindakan. Ini mencakup bagaimana pekerjaan akan dilakukan, bagaimana pekerjaan akan dikelola, bagaimana pemantauan dan evaluasi sistematis akan dicapai, bagaimana layanan pelanggan akan dicapai, bagaimana proyek akan menguntungkan pelanggan, dan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikannya. Bisnis sering kali melibatkan risiko, sehingga formulir proposal bisnis standar juga menjelaskan bagaimana risiko ini akan dikurangi. Penulis sering didorong untuk memberikan detail sebanyak mungkin, dan akibatnya bagian ini bisa sangat panjang.
Menetapkan Kapan dan Mengapa
Waktu juga merupakan elemen penting. Format proposal standar juga biasanya mencakup penjelasan kapan proyek akan dimulai, kapan tonggak penting akan dijadwalkan, kapan pekerjaan akan selesai, dan kapan pembayaran diperlukan. Beberapa pembenaran dari pilihan-pilihan ini mungkin juga berguna.
Pentingnya Tetap Pada Topik
Format proposal bisnis standar biasanya dirancang untuk menjawab pertanyaan yang paling mungkin dimiliki oleh klien atau investor. Sering kali masuk akal bagi orang untuk memasukkan sedetail mungkin agar proposal mereka lengkap, tetapi pada saat yang sama penting untuk menjaga fokus yang tajam. Proposal terbaik tetap pada topik dan menjaga deskripsi mereka terbatas pada proyek tertentu yang ada. Proyek masa lalu, pengalaman kontraktor, dan pernyataan emosional biasanya sebaiknya ditinggalkan sampai dan kecuali ada lebih banyak informasi yang diminta.